Vergleich von Open Desk und Microsoft 365 für die öffentliche Verwaltung
Public Cloud, Delos Cloud und Betriebsmodelle
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist schon seit längerem ein zentrales Thema in Deutschland. Dabei stehen Entscheidungsträger vor der Wahl zwischen verschiedenen Softwarelösungen, die sowohl technische als auch rechtliche Anforderungen erfüllen müssen. Zwei prominente Optionen im Bereich der Commodity Services für Arbeitsplätze sind "Open Desk" – eine Open-Source-basierte Lösung – und "Office 365", das in zwei Varianten angeboten wird: der Public Cloud und der Delos Cloud. Dieser Blogartikel vergleicht die 3 Varianten im Kontext der öffentlichen Verwaltung, beleuchtet mögliche Betriebsmodelle für Open Desk und nennt die jeweiligen Vor- und Nachteile. Zudem wird untersucht, ob Open Desk als Backup für Office 365 dienen könnte.
Überblick über die Produkte
Open Desk
Open Desk ist ein Konzept für einen digitalen Arbeitsplatz, der auf Open-Source-Software basiert. Es wurde vom Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS) initiiert, das vom Bundesministerium des Inneren gegründet wurde, um die Abhängigkeit von proprietärer Software zu reduzieren. Open Desk kombiniert verschiedene Open-Source-Tools wie LibreOffice für Office-Anwendungen, Nextcloud für Cloud-Speicher und Kollaboration sowie weitere Komponenten wie Thunderbird für E-Mail. Ziel ist es, eine flexible, anpassbare und datenschutzfreundliche Alternative zu kommerziellen Lösungen zu bieten. Weiterhin wird Open Desk in verschiedenen Mietmodellen angeboten, welche in Abschnitt 3 beschrieben werden.
Microsoft / Office 365
Microsoft 365 ist eine umfassende Produktivitäts- und Kollaborationssuite die auf einem SaaS Modell basiert. Der Service umfasst unter anderem beliebte Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und OneDrive. Sie ist cloudbasiert und bietet fortschrittliche Funktionen wie KI-Unterstützung (z. B. Copilot). Für die öffentliche Verwaltung gibt es zwei relevante Varianten:
- Microsoft 365 Public Cloud: Die Standardversion von Microsoft 365, die auf globalen Microsoft-Servern (für Kunden aus der EU schwerpunktmäßig in der EU) läuft.
- Office 365 Delos Cloud: Die Delos Cloud ist eine souveräne Cloud-Lösung basierend auf Microsoft Azure und Microsoft 365, die von der SAP-Tochter Delos Cloud GmbH und Arvato Systems in Deutschland betrieben wird. Dafür werden neue Rechenzentren auf deutschem Boden nach Microsoft Vorbild errichtet und durch ein deutsches Unternehmen betrieben. Sie erfüllt damit die hohen Anforderungen des BSI und die Daten werden in Deutschland gehalten.
Vergleich im Kontext der öffentlichen Verwaltung
Datenschutz und Souveränität
- Open Desk: Open Desk bietet als Open-Source-Lösung die höchste Datensouveränität und Transparenz. Durch den öffentlich einsehbaren Quellcode können Nutzer sicherstellen, dass keine versteckten Funktionen oder Hintertüren vorhanden sind. Die Möglichkeit, Daten lokal oder auf eigenen Servern zu speichern, erleichtert die Einhaltung der DSGVO und nationaler Datenschutzvorschriften erheblich. Zudem besteht keine Abhängigkeit von US-amerikanischen Anbietern, wodurch Risiken wie der Zugriff durch US-Behörden via Cloud Act vollständig entfallen.
- Microsoft 365 Public Cloud: Diese Variante steht in der Kritik, da Daten potenziell auf Servern außerhalb der EU verarbeitet werden. Als US-Unternehmen unterliegt Microsoft dem Cloud Act, was bedeutet, dass US-Behörden unter bestimmten Umständen Zugriff auf die Daten erhalten könnten. Eine Nutzung für Organisationen der öffentlichen Hand benötigt ein besonderes Customizing der Umgebung wie z.B. der datenschutzfreundliche Arbeitsplatz von Arvato Systems anbietet.
- Office 365 Delos Cloud: Die Delos Cloud adressiert diese Schwächen, indem sie Daten in Deutschland speichert und den Betrieb durch ein deutsches Unternehmen, die Delos Cloud GmbH, sicherstellt. Die notwendigen Updates aus den USA werden kontinuierlich überprüft und durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) einer Qualitätssicherung unterzogen, um höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten.
Fazit: Open Desk bietet die höchste Datensouveränität, da Daten lokal oder auf eigenen Servern gespeichert werden können. Knapp dahinter kommt die Delos Cloud, durch dessen Betriebsmodell hohe Datenschutzanforderungen gewährleistet werden. Die Public Cloud schneidet hier am schlechtesten ab.
Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit
- Open Desk: Die Suite ist funktional solide und eignet sich besonders gut für Standardaufgaben wie Textverarbeitung mit LibreOffice und Dateiaustausch mit Nextcloud. Allerdings fehlen oft die nahtlose Integration und fortschrittliche Funktionen, die proprietäre Software bietet, wie beispielsweise KI-Tools. Die Benutzerfreundlichkeit kann für Mitarbeiter, die an Microsoft-Produkte gewöhnt sind, eingeschränkt sein.
- Microsoft 365 Public Cloud: Diese Variante bietet eine umfassende Palette an Funktionen, einschließlich Echtzeit-Kollaboration, KI-Unterstützung und einer intuitiven Benutzeroberfläche. Sie ist in der Verwaltung weit verbreitet, was die Einarbeitungszeit minimiert.
- Office 365 Delos Cloud: Die Delos Cloud bietet dieselben Funktionen wie die Public Cloud, jedoch mit einigen Einschränkungen bei der Verfügbarkeit bestimmter Features. Der Funktionsumfang für den modernen Arbeitsplatz orientiert sich an der O365 E3 Lizenz.
Fazit: Microsoft 365 Public Cloud und Office 365 Delos Cloud übertreffen Open Desk in Bezug auf Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Während Open Desk solide für Standardaufgaben wie Textverarbeitung und Dateiaustausch ist, fehlen oft die nahtlose Integration und fortschrittliche Funktionen wie KI-Tools.
Kosten
- Open Desk: Die Software selbst ist kostenlos, jedoch erfordert die Implementierung, Wartung und der Support erhebliche Investitionen in Fachpersonal oder externe Dienstleister. Die Gesamtkosten variieren je nach Betriebsmodell und können in Abschnitt 3 detaillierter nachgelesen werden. Diese Lösung bietet Flexibilität und Kontrolle, bringt jedoch höhere Anfangsinvestitionen mit sich.
- Microsoft 365 Public Cloud: Die Lizenzkosten für diese Variante sind vergleichsweise niedrig, da Microsoft von Skaleneffekten profitiert. Die Gesamtkosten hängen von den genutzten Lizenzen ab, was eine gewisse Flexibilität bei der Budgetplanung ermöglicht.
- Office 365 Delos Cloud: Laut Delos wird diese Variante etwa 15 % teurer sein als die Public Cloud, was auf den zusätzlichen Aufwand für Datensouveränität und die kleinere Zielgruppe zurückzuführen ist. Trotz der höheren Kosten bietet die Delos Cloud eine ähnliche Funktionalität wie die Public Cloud, jedoch mit dem Vorteil, dass die Daten in Deutschland gespeichert und verwaltet werden.
Fazit: Open Desk kann langfristig kostengünstiger sein, erfordert jedoch höhere Anfangsinvestitionen für Implementierung und Wartung. Die Delos Cloud ist teurer als die kostengünstigste Public Cloud, ist potenziell jedoch günstiger als eine vollständige Eigenimplementierung von Open Desk.
Abhängigkeit und Flexibilität
- Open Desk: Diese Lösung bietet keine Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter (Vendor Lock-in). Die Verwaltung hat die Möglichkeit, die Software anzupassen und weiterzuentwickeln, was jedoch technische Expertise erfordert. Dies ermöglicht eine hohe Flexibilität und Kontrolle über die eingesetzte Software.
- Microsoft 365 Public Cloud: Hier besteht eine starke Abhängigkeit von Microsoft, sowohl technologisch als auch wirtschaftlich, da bspw. Lizenzkosten steigen können. Ein Wechsel zu alternativen Lösungen ist schwierig, was die Flexibilität einschränkt.
- Office 365 Delos Cloud: Obwohl die Abhängigkeit von Microsoft weiterhin besteht, wird sie durch den deutschen Betreiber Delos abgemildert. Dennoch bleibt die Flexibilität aufgrund der proprietären Natur der Software eingeschränkt.
Fazit: Open Desk bietet die größte Unabhängigkeit und Flexibilität, da es keine Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter gibt. Beide Microsoft-Varianten bringen hingegen ein Vendor Lock-in mit sich, wobei die Delos Cloud durch den deutschen Betreiber etwas weniger abhängig ist als die Public Cloud.
Betriebsmodelle für Open Desk
Open Desk kann in verschiedenen Szenarien betrieben werden. Hier sind die drei Hauptmodelle mit ihren Vor- und Nachteilen:
Modell 3: Hybrid-Modell
Das Hybrid-Modell kombiniert On-Premises für sensible Daten und Private Cloud für weniger kritische Anwendungen. Dies ermöglicht eine optimierte Nutzung von Ressourcen, da durch die Kombination beider Modelle Ressourcen effizient genutzt und Kosten optimiert werden können. Es bietet Flexibilität bei unterschiedlichen Sicherheitsanforderungen, da sensible Daten lokal gespeichert werden können, während weniger kritische Anwendungen in der Cloud betrieben werden, was eine flexible Anpassung an verschiedene Sicherheitsanforderungen ermöglicht. Zudem kann durch den selektiven Cloud-Einsatz Kosteneffizienz erreicht werden, da die gezielte Nutzung der Cloud für bestimmte Anwendungen kosteneffizienter sein kann als der vollständige Betrieb On-Premises. Allerdings ist die Verwaltung und Integration der beiden Systeme komplex und zeitaufwendig, da die Verwaltung und Integration der Systeme zusätzliche Ressourcen und Zeit erfordert. Potenzielle Sicherheitsrisiken bestehen an den Schnittstellen zwischen den On-Premises- und Cloud-Komponenten, die potenzielle Sicherheitsrisiken darstellen können. Der Koordinationsaufwand ist höher, da die Koordination zwischen den verschiedenen Systemen und Teams zusätzlichen Aufwand und Ressourcen erfordert.
Modell 2: Private Cloud (eigene Cloud)
In diesem Szenario wird Open Desk in einer privaten Cloud-Umgebung betrieben, die von einem deutschen Dienstleister gehostet wird. Dies bietet eine gute Balance zwischen Kontrolle und Flexibilität sowie die Möglichkeit, Ressourcen je nach Bedarf schnell und einfach zu skalieren. Der deutsche Standort gewährleistet zudem die Datenschutzkonformität, da die Daten in Deutschland gehostet werden und somit den nationalen Datenschutzbestimmungen unterliegen. Allerdings sind die Kosten höher als bei Public-Cloud-Lösungen, da die Nutzung einer privaten Cloud in der Regel teurer ist, weil sie speziell auf die Bedürfnisse der Verwaltung zugeschnitten ist. Die technische Komplexität bei Einrichtung und Betrieb ist größer, da die Einrichtung und der Betrieb einer privaten Cloud technisches Know-how erfordern und komplex sein können. Zudem besteht eine gewisse Abhängigkeit vom Cloud-Dienstleister, der die Cloud-Infrastruktur bereitstellt, was die Unabhängigkeit der Verwaltung einschränkt.
Modell 1: On-Premises (lokaler Betrieb)
Bei diesem Modell wird Open Desk auf den eigenen Servern der Verwaltung installiert und betrieben. Dies bietet volle Kontrolle über Daten und Infrastruktur, was höchste Datensouveränität und Schutz vor externem Zugriff gewährleistet. Zudem besteht keine Abhängigkeit von Cloud-Anbietern. Allerdings erfordert dieses Modell einen hohen Initialaufwand für Hardware, Installation und Schulung. Die Anschaffung der notwendigen Hardware, die Installation der Software und die Schulung des Personals erfordern erhebliche Anfangsinvestitionen. Darüber hinaus fallen laufende Kosten für Wartung und Personal an, da der Betrieb und die Wartung der Server sowie die Beschäftigung von IT-Fachkräften kontinuierliche Kosten verursachen. Die Skalierbarkeit ist bei wachsendem Bedarf eingeschränkt, da die Erweiterung der Infrastruktur komplex und kostspielig sein kann.
Fazit und Empfehlung
Die Wahl zwischen Open Desk und Microsoft 365 hängt von den Prioritäten der öffentlichen Verwaltung ab. Open Desk ist ideal für Behörden, die maximale Souveränität und Unabhängigkeit anstreben. Es eignet sich besonders für den lokalen oder hybriden Betrieb, erfordert jedoch Investitionen in Infrastruktur und Know-how. Langfristig kann es eine kosteneffiziente und zukunftssichere Lösung sein.
Microsoft 365 Public Cloud punktet mit Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit, ist aber datenschutzrechtlich teilweise herausfordernd und birgt Risiken durch Vendor Lock-in.
Office 365 Delos Cloud bietet einen Kompromiss: mehr Souveränität als die Public Cloud, aber mit Abstrichen bei Flexibilität und Kosten. Es ist eine Lösung für Verwaltungen, die Microsoft weiter nutzen wollen.
Empfehlung: Für eine strategische, langfristige Digitalisierung sollte die öffentliche Verwaltung auf den gelungenen Kompromiss der Delos Cloud setzen, um sowohl eine hohe Souveränität als auch eine hohe Funktionalität zu gewährleisten. Insbesondere bietet die Delos Cloud die gleichen Vorteile wie eine Private Cloud, jedoch mit der zusätzlichen Flexibilität und Skalierbarkeit, die eine Public Cloud-Umgebung mit sich bringt. Das Betriebsmodell der Delos Cloud entspricht weitgehend dem von Open Desk in einer Private Cloud, da es die gleiche hohe Datensicherheit und Kontrolle über die Infrastruktur gewährleistet, ohne die Integration von Microsoft-Produkten zu gefährden.
Open Desk als Backup für Microsoft 365: Eine sinnvolle Strategie?
Ein interessanter Ansatz könnte es aber sein, Open Desk als Backup-System für Microsoft 365 einzusetzen, um Ausfälle oder datenschutzrechtliche Probleme zu kompensieren. Doch wie praktikabel ist das? Welche Herausforderungen ergeben sich, und handelt es sich um ein Hot- oder Cold-Standby-Modell? Ist dies das Beste aus beiden Welten oder unnötiger Aufwand?
Eignung als Backup
Open Desk könnte theoretisch als Backup dienen, da es grundlegende Funktionen wie Textverarbeitung, E-Mail und Dateispeicherung abdeckt. Bei einem Ausfall von Microsoft 365 / O365 (z. B. durch Serverprobleme oder rechtliche Einschränkungen) könnten Mitarbeiter auf Open Desk zurückgreifen, um kritische Aufgaben fortzusetzen. Besonders in der öffentlichen Verwaltung, wo Kontinuität essenziell ist, könnte dies ein Sicherheitsnetz bieten.
Herausforderungen
Die Datenmigration und Kompatibilität zwischen Microsoft 365 und Open Desk stellt eine Herausforderung dar, da beide unterschiedliche Formate und Systeme verwenden, wie beispielsweise .docx und .odt. Ein nahtloser Übergang erfordert daher regelmäßige Synchronisation und Konvertierung, was technisch aufwendig ist.
Zudem müssten Mitarbeiter, die primär mit Microsoft 365 arbeiten, in Open Desk geschult werden. Dies könnte insbesondere in Notfällen zu Verzögerungen führen, da die Umstellung Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt.
Ein weiterer Aspekt ist die Integration. Funktionen wie Echtzeit-Kollaboration über Teams oder KI-Tools wie Copilot fehlen in Open Desk. Daher wäre ein Backup mit Open Desk nur für Basisaufgaben geeignet und könnte nicht die volle Funktionalität von Microsoft 365 ersetzen. Schließlich erhöht die parallele Bereitstellung zweier Systeme, einschließlich Hardware, Support und Wartung, die Kosten erheblich. Dies bedeutet, dass der Ressourcenaufwand für die Verwaltung und den Betrieb beider Systeme signifikant höher.
Hot- oder Cold-Standby?
Bei der Entscheidung zwischen Hot- und Cold-Standby für Open Desk gibt es verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Ein Cold-Standby-System bedeutet, dass Open Desk installiert, aber nicht aktiv genutzt wird, bis ein Notfall eintritt. Dies minimiert die laufenden Kosten, da keine Ressourcen für den täglichen Betrieb benötigt werden. Allerdings führt dies zu längeren Reaktionszeiten bei einem Wechsel, da die Installation, Datenübertragung und Tests erst im Notfall durchgeführt werden müssen.
Ein Hot-Standby-System hingegen wäre ständig aktiv und sofort einsatzbereit. Dies ist technisch möglich, aber teuer und ressourcenintensiv, da es die parallele Nutzung beider Systeme erfordert. Die tägliche Nutzung beider Systeme würde die Komplexität erheblich erhöhen und könnte die Verwaltung überfordern.
In der Praxis wäre ein Cold-Standby-Modell realistischer, da es die laufenden Kosten niedrig hält und die Verwaltung nicht übermäßig belastet. Ein Hot-Standby-System bietet zwar schnellere Reaktionszeiten, ist jedoch aufgrund der hohen Kosten und der erhöhten Komplexität weniger praktikabel.
Bestes aus beiden Welten oder unnötiger Aufwand?
Ein Backup mit Open Desk könnte die Abhängigkeit von Microsoft reduzieren und als Notfallplan bei rechtlichen oder technischen Problemen dienen, wie etwa dem Cloud Act oder Serverausfällen. Zudem würde es die schrittweise Einführung von Open-Source-Technologien erleichtern.
Allerdings steht der Aufwand für Implementierung, Wartung und Schulung in keinem Verhältnis zum Nutzen, wenn das Backup selten genutzt wird. Open Desk deckt nicht alle Funktionen von Microsoft 365 ab, was seine Rolle als vollwertiges Backup einschränkt.
In der Bewertung zeigt sich, dass Open Desk als Backup für Microsoft 365 kein "Bestes aus beiden Welten" darstellt, sondern eher einen unnötigen Aufwand bedeutet. Es wäre sinnvoller, entweder vollständig auf Open Desk zu setzen oder Microsoft 365 mit robusten Notfallplänen innerhalb des eigenen Ökosystems abzusichern, beispielsweise durch lokale Backups. Ein paralleles System als Cold Standby könnte in Ausnahmefällen, wie bei sehr hohen Sicherheitsanforderungen, denkbar sein, bleibt aber für die meisten Verwaltungen ineffizient.
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