Enterprise Architecture Management (EAM)

Enterprise Architecture Management kann zu einem entscheidenden Steuerungsinstrument werden. Durch die systematische Verknüpfung von Projekten mit KPIs, Prozesse und IT-Landschaft wird ein einheitliches Lagebild erzeugt – einer echten Single Source of Truth. Dadurch entsteht Transparenz über Abhängigkeiten und Prioritäten, was eine gezielte Steuerung von Initiativen ermöglicht. Doch EAM ist weit mehr als das Modellieren von Strukturen: Es ist vor allem ein Kommunikationsinstrument, das den Dialog zwischen Fachbereichen, IT und Management fördert. Mit bewährten Blueprints und klaren Kommunikations-Mechanismen lassen sich so strategische Entscheidungen fundiert treffen und die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg nachhaltig verbessern.

Ein mittelständischer Händler steht vor einer klassischen Herausforderung: Parallel laufen drei große Transformationsinitiativen – die Einführung eines neuen ERP-Systems, die Einführung eines CRM-Systems sowie die Digitalisierung des Servicegeschäfts. Dabei arbeiten die involvierten Projektteams weitestgehend unabhängig voneinander. Eine zentrale Sicht auf Abhängigkeiten, betroffene Prozesse und Datenflüsse fehlt.

Um dieses Problem zu lösen, wird im Rahmen eines EAM-Pilotprojektes eine architekturbasierte Projektlandkarte erstellt. Jedes Projekt wird mit den betroffenen Business Capabilities, Prozessen und Applikationen verknüpft. Daraus kann das Unternehmen schnell erste aussagekräftige Ergebnisse ableiten:

• ERP- und CRM-Projekt nutzen zum Teil dieselben Kundendaten

• Beide Projekte wollen Schnittstellen zum Serviceportal aufbauen

• Das CRM-Projekt spielt eine strategische Schlüsselrolle für das „After-Sales“

Das Unternehmen kann allein durch diese ersten Erkenntnisse Projektkonflikte frühzeitig erkennen, Roadmaps besser abstimmen und die strategische Wirkung der Prozesse sichtbar machen.

Das Ergebnis: Kosteneinsparungen durch Synergien, klare Governance und eine fokussierte Steuerung entlang der Unternehmensstrategie.

Enterprise Architecture Management dient als strategischer Kompass, um vielfältige Transformationsinitiativen gezielt zu steuern. Durch die Verknüpfung von Projekten mit KPIs, Prozessen und IT-Systemen entsteht eine zentrale Transparenz („Single Source of Truth“), die Doppelarbeiten und Zielkonflikte vermeidet. EAM fördert zudem die Kommunikation zwischen IT, Fachbereichen und Management.

Ein zentrales Konzept im Enterprise Architecture Management (EAM) sind die Business Capabilities. Sie beschreiben, was ein Unternehmen tut – nicht wie es das tut. Damit bilden sie eine gemeinsame Sprache, die über Abteilungs- und IT-Grenzen hinweg verstanden wird.

Beispiele für solche Fähigkeiten sind etwa Einkauf, Kundeninteraktion oder Fehlerprognose. Business Capabilities sind in der Regel hierarchisch aufgebaut: Übergeordnete Fähigkeiten lassen sich in feinere Teilfähigkeiten gliedern, wodurch eine strukturierte Sicht auf die Organisation entsteht.

Wichtig ist dabei die klare Abgrenzung: Ein Chatbot wäre beispielsweise keine Fähigkeit, sondern eine technische Lösung, die eine Fähigkeit – in diesem Fall die Kundeninteraktion – unterstützen oder verbessern kann.

Durch diese neutrale, technologieunabhängige Sicht schaffen Business Capabilities Struktur und Klarheit. Sie fördern eine gemeinsame Verständigungsbasis zwischen Business und IT, ohne in methodische Komplexität abzurutschen – und werden damit zum Herzstück eines modernen EAM-Ansatzes. Eine beispielhafte Darstellung der relevanten Capabilities findet sich in der obigen Grafik.

Ein mittelständischer Maschinenbauer steht vor einer klaren Herausforderung: Der Vertrieb fordert die Einführung eines Kundenportals, über das Händler und Endkunden Ersatzteile direkt bestellen können. Die IT-Abteilung soll „einfach ein Portal bauen“ – doch die eigentlichen Ziele bleiben zunächst unklar. Zwischen Fachbereich und IT droht ein bekanntes Kommunikationsmuster: Anforderungen werden als Lösungen formuliert, ohne das zugrunde liegende „Warum“ zu verstehen.

Im Rahmen der EAM-Initiative ändert sich der Ansatz. Statt sofort in die Umsetzung zu gehen, fragen die Enterprise Architekten gezielt nach: „Welche Fähigkeit wollt ihr damit eigentlich stärken?“ Durch diese Diskussion wird deutlich: Es geht nicht um ein Portal an sich, sondern um die Fähigkeit Kundenbeziehungen effizient zu gestalten – von der Ersatzteilbestellung bis zum After-Sales-Support.

Aus dieser gemeinsamen Sicht ergeben sich schnell konkrete Erkenntnisse:

• Das Portal stärkt die Customer-Self-Service-Fähigkeit und entlastet den Vertrieb

• Bestehende Systeme für Produktdaten und Auftragsabwicklung müssen integriert werden

• Neue Prozesse zur Kundenkommunikation sind erforderlich, um Rückfragen effizient zu bearbeiten

Das Ergebnis: Anstelle einer isolierten technischen Lösung entsteht ein geschäftsorientiertes Projekt mit klarer Zielrichtung. Fachbereiche und IT sprechen erstmals dieselbe Sprache – und setzen gemeinsam eine Lösung um, die spürbar zur Unternehmensstrategie beiträgt.

Ein gemeinsames Verständnis zwischen Fachbereichen, IT und Management ist entscheidend für den Erfolg von Veränderungsinitiativen – Enterprise Architecture Management unterstützt dies, indem Business Capabilities eine technologieunabhängige, gemeinsame Sprache schaffen, die Klarheit über Ziele, Abhängigkeiten und Zusammenhänge ermöglicht und so technische Anforderungen in geschäftsorientierte Lösungen übersetzt, wie das Beispiel des Maschinenbauers zeigt, bei dem aus der Forderung nach einem Kundenportal ein strategisches Projekt zur Stärkung der Kundenbeziehungsfähigkeit wurde.

Enterprise Architecture Management liefert den notwendigen Überblick über Applikationen, Kosten, Verantwortlichkeiten und Geschäftsbezug. Mit modernen EAM-Tools wie BIC EAM oder SAP LeanIX können Unternehmen ihre gesamte Applikationslandschaft erfassen, bewerten und visualisieren.

So lassen sich gezielt Fragen beantworten wie:

• Welche Anwendungen werden aktiv genutzt – und welche liegen brach?

• Wo gibt es funktionale Redundanzen, also mehrere Tools für dasselbe Ziel?

• Wie lassen sich Kosten bestimmten Geschäftsbereichen oder Fähigkeiten zuordnen?

EAM verbindet hierfür technische, kaufmännische und organisatorische Perspektiven: Die Architektursicht zeigt, wo Anwendungen verankert sind, während Kostendaten und Nutzungsinformationen Transparenz über Effizienz und Wirtschaftlichkeit schaffen. Auf dieser Basis kann das Management fundierte Entscheidungen treffen – beispielsweise, welche Systeme konsolidiert oder stillgelegt werden sollten.

Moderne Plattformen wie BIC oder SAP LeanIX bieten hierfür automatisierte Analysen und Dashboards, die Kostenvergleiche, Nutzungsmuster und Redundanzen sichtbar machen – ohne die Komplexität zu erhöhen. Analysen wie die obige Applikationsmatrix ermöglichen einen schnellen Überblick zu Kostenschwerpunkten und Verwendung von doppelten Applikationen. In der Grafik wird bspw. deutlich, dass lediglich das Sales & Marketing Salesforce für sein Beschaffungsmanagement nutzt, während alle anderen noch auf E-Mail-Programme setzen.

Ein international tätiges Dienstleistungsunternehmen steht vor einem bekannten Problem: Die IT-Kosten steigen, doch niemand kann genau sagen, warum. Die Geschäftsführung fordert Klarheit – die IT-Abteilung soll „die Kosten senken“.

Im Rahmen der EAM-Initiative beginnt das Team, die gesamte Applikationslandschaft im Tool zu erfassen. Dabei treten schnell erstaunliche Erkenntnisse zutage:

• Mehrere Fachbereiche nutzen eigenständig verschiedene Tools für Reporting und Collaboration.

• Lizenzen laufen weiter, obwohl entsprechende Systeme kaum genutzt werden.

• Kosten für Wartung und Betrieb älterer On-Premise-Anwendungen sind unverhältnismäßig hoch.

Durch die strukturierte Analyse identifiziert das EAM-Team konkrete Einsparpotenziale:

• Zusammenführung von drei redundanten Tools zu einer zentralen Lösung.

• Stilllegung veralteter Applikationen mit geringem Nutzungsgrad.

• Verhandlung besserer Lizenzmodelle durch klare Nutzungsdaten.

Innerhalb weniger Monate entsteht so eine konsolidierte, transparente IT-Landschaft. Die Einsparungen sind messbar – und noch wichtiger: IT und Fachbereiche gewinnen gemeinsam Steuerungsfähigkeit über ihre digitalen Investitionen.

IT-Kosten lassen sich nur nachhaltig steuern, wenn Transparenz über Anwendungen, Nutzung und Wertbeitrag besteht. Enterprise Architecture Management schafft genau diese Transparenz, indem es Applikationen, Kosten und Business-Ziele in Beziehung setzt.

Moderne Tools wie BIC EAM oder SAP LeanIX unterstützen Unternehmen dabei, gezielt zu analysieren, Doppelstrukturen zu vermeiden und Einsparpotenziale zu realisieren – ohne zusätzliche Komplexität zu erzeugen.

Kurz gesagt: Wer seine IT nicht nur verwalten, sondern aktiv gestalten will, braucht EAM als Steuerungsinstrument – nicht Excel.