NAVOO® Smart Archive

Das Wichtigste auf einen Blick

Warum NAVOO® Smart Archive

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Funktionen

Ihre Mehrwerte

Unser Vorgehen

FAQ

Das Wichtigste auf einen Blick: Wie funktioniert die SharePoint Archivierung mit NAVOO® Smart Archive?

Archivierung einzelner Dateien, Ordner, Bibliotheken, Site Collections oder tenantweit
Automatisierte Archivierung von Inhalten und Versionen mit Regeln zur gezielten Auswahl von Inhalten z. B. Alter, Klassifizierung, Dokumententypen, Zugriff
Lagert Inhalte in günstigen Cloud-Speicher (Azure, AWS, Google Cloud) aus und senkt damit Kosten
Nahtlose Integration in SharePoint Online mit individuellen, durchsuchbaren Platzhalterdateien (Stub Files) am Originalspeicherort
Einhaltung von Compliance-Richtlinien (z. B. Retention und Sensitivity Labels)
Wiederherstellung archivierter Inhalte direkt durch Endanwendende (ohne IT-Support)
In wenigen Tagen integriert, direkt nutzbar im SharePoint Frontend
Managed Hosting: Ideal bis 20 TB – schnell startklar mit minimalem Betriebsaufwand. Preis: 60 € pro 1 TB/Monat
Self Hosting: Optimal ab 20 TB – volle Kontrolle und langfristige Kostenvorteile. Preis: 49 € pro 1 TB/Monat.

Effiziente SharePoint Online-Archivierung mit NAVOO® – Kosten senken, Speicher optimieren

SharePoint Online ist das Herzstück moderner Zusammenarbeit – doch die Speichergrenzen von Microsoft 365 führen schnell zu Engpässen. Ob große Dateien, alte Projekte oder nicht mehr aktive Inhalte: Ohne ein klares Archivierungskonzept wächst der Datenbestand unkontrolliert – und mit ihm die Kosten.

NAVOO^® Smart Archive bietet die ideale Lösung für die strukturierte, regelbasierte SharePoint Archivierung – nahtlos integriert, sicher und benutzerfreundlich.

NAVOO® Smart Archive – einfach erklärt

NAVOO^® Smart Archive ist eine cloudbasierte Archivierungslösung für SharePoint Online. Sie ermöglicht die regelbasierte, automatisierte Auslagerung von Dateien in kostengünstigen Cloud-Speicher der führenden Cloud-Plattformen Azure, AWS oder Google Cloud.

Warum brauche ich eine Archivierungslösung für SharePoint Online?

Unternehmen brauchen eine Archivierungslösung, da Speicherplatz begrenzt ist, alte Inhalte unkontrolliert wachsen und Lizenzkosten steigen. NAVOO^® Smart Archive hilft dabei, Dateien auszulagern, die Compliance einzuhalten und Kosten zu reduzieren.

Die Herausforderungen im Überblick:

Begrenzter SharePoint Speicherplatz: In SharePoint Online wird der verfügbare Standardspeicher schnell knapp, da projektbezogene Dateien, Versionshistorien und Daten aus kollaborativen Anwendungen wie Teams und Planner sich schnell summieren.
Unkontrolliertes Datenwachstum: Dateien blockieren den Speicherplatz und erschweren das Management von Dokumenten. Ohne eine geeignete Archivierungslösung häufen sich die Daten mit der Zeit kontinuierlich an, was die Verwaltung, Suche und Beauskunftung durch Copilot zunehmend erschwert.
Steigende Lizenzkosten: Um dem Speicherplatzmangel von Microsoft 365 entgegenzuwirken, müssen Unternehmen zusätzlichen Premium-Speicherplatz erwerben – eine kostspielige und wiederkehrende Investition.
Verlust an Effizienz und Akzeptanz: Unstrukturierte Speicherorte und überfüllte Dokumentenbibliotheken erschweren den schnellen Zugriff auf relevante Inhalte und beeinträchtigen die Produktivität.

Mit einer strategischen Archivierungslösung für SharePoint Online beugen Sie diesen Problemen vor – und das ohne Datenverlust.

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NAVOO® Smart Archive – Ihre Lösung für moderne SharePoint Archivierung

Mit NAVOO^® Smart Archive erhalten Sie eine leistungsstarke Lösung zur effizienten Archivierung von SharePoint Online-Inhalten, ganz ohne Kompromisse bei der Funktionalität oder Verfügbarkeit Ihrer wichtigen Informationen.

Und wie funktioniert die Archivierung mit NAVOO^® Smart Archive genau?

Die Lösung integriert sich nahtlos in Ihre bestehende SharePoint Online-Umgebung und ermöglicht allen Mitarbeitenden einen einfachen Zugriff auf archivierte Daten. Das Einbinden eines separaten Speicherortes im Dateiexplorer, um auf archivierte Dateien zuzugreifen, und der Weg über die IT-Abteilung, um Dateien wieder herzustellen, entfallen. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern sorgt auch für eine hohe Akzeptanz.

Was macht NAVOO® Smart Archive besonders?

NAVOO^® Smart Archive bietet weit mehr als grundlegende Archivierungsfunktionen. Mit unserer Lösung profitieren Sie von:

automatischem Verschieben großer Dateien und Versionen in kostengünstigen Speicher
granularer Steuerung bis auf Datei-, Versions- und Ordnerebene, was die Hemmschwelle zur Archivierung deutlich senkt
Archivierungsvorschlägen, die nach Best Practice vorkonfiguriert sind
kurzen Projektlaufzeiten, da die Implementierungsaufwände minimal sind
transparentem Reporting mit Hilfe von übersichtlichen Dashboards inklusive Speicheranalyse und Nutzungsverhalten

Welche Funktionen hat NAVOO® Smart Archive?

Benutzerfreundliche Dokumentenarchivierung direkt in SharePoint

integrierter Archivierungsdialog in SharePoint und Microsoft Teams
Nutzer:innen wählen Dokumente flexibel aus
Original wird durch durchsuchbare Platzhalterdateien ersetzt – inkl. Metadaten
sofortige Wiederherstellung archivierter Dateien direkt durch Nutzer:innen – ohne IT-Aufwand

NAVOO_Smart-Archive_SharePoint-Strukturen

Archivierung kompletter SharePoint-Strukturen

archivieren von Ordnern, Bibliotheken oder ganzen Site Collections
fest definierbare Archivierungsintervalle
vollständig automatisierte Aufnahme neuer oder verschobener Dateien
intelligente Steuerung direkt in SharePoint Online

NAVOO_Smart-Archive_Intelligente-Archivierung

Intelligente und automatisierte Archivierung von Inhalten und Versionen

individuell anpassbare Archivierungsregeln zur gezielten Auswahl von Inhalten z. B. Alter, Klassifizierung, Dokumententypen, Zugriff
mandantenweit einheitliche Archivierungsrichtlinien
vollautomatisiert über alle SharePoint Sites hinweg
maximal individuell – 100 % unternehmensspezifisch

Berücksichtigung von Compliance Einstellungen

Retention Labels (Aufbewahrungsrichtlinien) werden automatisch erkannt, Dateien mit einem aktiven Retention Label werden nicht archiviert
Sensitivity Labels (Vertraulichkeitseinstufungen) bleiben auf der Stub-Datei und der Originaldatei erhalten
keine Änderung sensibler Metadaten

Flexible Infrastruktur und Hosting Optionen

Flexible Auswahl des Archivspeichers (Azure Blob Storage, AWS S3 oder Google Cloud Storage)
Integration in vorhandene Cloud-Strategien
Reduzierung der Microsoft 365 Speicherkosten mit der Managed Hosting Variante um bis zu 65 %
Skalierung je nach Wiederherstellungsfrequenz und Speicherbedarf

Hosting-Optionen und Kostenmodell von NAVOO® Smart Archive

SharePoint-Archivierung_NAVOO-Smart-Archive_DE

NAVOO Smart Archive Preisrechner

Verwenden Sie diesen Rechner, um Ihre potenziellen Kosten und Einsparungen bei der Nutzung von NAVOO® Smart Archive zu schätzen.

Wir empfehlen Ihnen, sich vor der Nutzung dieses Rechners mit dem Kostenmodell und den Hosting-Optionen des Produkts vertraut zu machen. Geben Sie die Werte ein, die der jeweiligen Beschreibung im entsprechenden Eingabefeld entsprechen.

Bitte beachten Sie, dass die berechneten Ergebnisse nur Schätzungen sind und kein offizielles Angebot darstellen.

Microsoft SharePoint
(Zusätzlicher Speicher)

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Gesamtkosten / 10 Jahre

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Monatliche Kosten

Details anzeigen

Speicher / 1 TB / Monat –

Lizenz / 1 TB / Monat –

Betrieb / Monat –

Gesamtkosten / Monat –

1 Jahr –

2 Jahre –

5 Jahre –

10 Jahre –
NAVOO® Smart Archive
(Managed Hosting)

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Gesamtkosten / 10 Jahre

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Monatliche Kosten

Ersparnis: –

Details anzeigen

Speicher / 1 TB / Monat –

Lizenz / 1 TB / Monat –

Betrieb / Monat –

Gesamtkosten / Monat –

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NAVOO® Smart Archive
(Self Hosting)

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Gesamtkosten / 10 Jahre

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Monatliche Kosten

Ersparnis: –

Details anzeigen

Speicher / 1 TB / Monat –

Lizenz / 1 TB / Monat –

Betrieb / Monat –

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SharePoint

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Lizenz / 1 TB / Monat	–
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Gesamtkosten / Monat	–
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NAVOO – Managed Hosting

Speicher / 1 TB / Monat	–
Lizenz / 1 TB / Monat	–
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NAVOO – Self Hosting

Speicher / 1 TB / Monat	–
Lizenz / 1 TB / Monat	–
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Jetzt Kontakt aufnehmen

Ihre Mehrwerte – das spricht für NAVOO® Smart Archive

Kostenersparnis

Dateien lassen sich aus dem teuren SharePoint Storage in einen günstigen Cloud Storage (AWS, Azure, Google) verschieben und verwalten.

Flexibilität bei der Archivierung

Von einzelnen Dateien und Versionen bis hin zu kompletten Ordnern oder Bibliotheken können Inhalte gezielt archiviert und bei Bedarf jederzeit mit einem Klick wiederhergestellt werden.

Automatische Archivierung

Archivierungsregeln können Sie basierend auf Eigenschaften wie Dateigröße, Speicherort oder Datum definieren.

Schnelle Benutzeradaption und Akzeptanz

Referenzierende Dateien verbleiben am Ursprungsort, sodass Benutzer:innen sie einfach identifizieren können.

Nahtlose Integration und sofortige Einsatzbarkeit

Eine nahtlose Integration in das SharePoint Online -Frontend mit sofortiger Einsatzfähigkeit ist einfach möglich.

Schnelle Einführung

Das Smart Archive wird zentral aufgesetzt, in kürzester Zeit implementiert und nahtlos in bestehende SharePoint-Ablagen sowie Strukturen integriert.

Worin unterscheidet sich NAVOO® Smart Archive vom Microsoft 365 Archiv?

Während das M365 Archiv grundlegende Funktionen zur Datenarchivierung bietet, hat NAVOO^® Smart Archive entscheidende Vorteile, die Ihnen helfen, die SharePoint-Daten Ihres Unternehmens effizienter zu archivieren und gleichzeitig Kosten zu sparen. Es bietet deutlich mehr Flexibilität und erweiterte Möglichkeiten zur Optimierung:

Genauer

Benutzerfreundlicher

Sicherer

Höheres Einsparpotential

Nicht nur ganze SharePoint Sites lassen sich archivieren, sondern auch einzelne Dateien, Versionen, Ordner oder komplette Dokumentenbibliotheken. Dadurch sinkt die Hemmschwelle zur Nutzung deutlich, da Verantwortliche nicht sofort komplette Sites auslagern müssen.

Inhaltsverantwortliche können direkt in SharePoint festlegen, welche Inhalte archiviert werden. Diese lassen sich jederzeit eigenständig mit einem Klick wiederherstellen – ganz ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung.

Archivierte Dokumente lassen sich gezielt in Azure, AWS oder Google speichern. So behalten Sie die volle Kontrolle über den Speicherort und erfüllen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen durchgehend.

Flexible Granularität senkt die Einstiegshürde und erhöht die Nutzung. Statt ganze SharePoint Sites zu archivieren, lassen sich gezielt Dateien, Versionen oder Ordner in einen kostengünstigen Archivspeicher verschieben. So können große Datenmengen effizient ausgelagert werden, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.

Unser Vorgehen für Ihren Erfolg

Mit NAVOO^® Smart Archive begleiten wir Sie Schritt für Schritt – von der Analyse Ihrer SharePoint-Umgebung bis hin zur Umsetzung automatisierter Archivierungsregeln.

Schritt 1

Bestandsaufnahme Ihrer SharePoint-Umgebung

Wir beginnen mit einer umfassenden Analyse Ihrer bestehenden SharePoint-Umgebung. Dabei nehmen wir alle Inhalte und Strukturen im Detail unter die Lupe:

Verzeichnisse und Berechtigungen: Identifikation aller Verzeichnisse und Prüfung auf individuelle oder unsichere Berechtigungen (z. B. „Everyone“).
Dokumente und Zugriffsrechte: Überprüfung spezieller Berechtigungen auf Dokumentebene, um potenzielle Sicherheitsrisiken sichtbar zu machen.
Versionierung: Bewertung der Anzahl und Größe von Versionen zur Erkennung unnötiger Speicherbelastungen.
Alter und Aktualität: Klassifizierung der Inhalte nach Relevanz und Nutzungsfrequenz, um veraltete Daten zu identifizieren.
Labels und Compliance: Prüfung, ob Retention- oder Datenschutz-Labels korrekt gesetzt sind, um regulatorische Anforderungen einzuhalten.
Inhaltstypen: Analyse der eingesetzten Inhaltstypen, um eine strukturierte und regelbasierte Archivierung zu ermöglichen.

Schritt 2

Bewertung der Speicherauslastung

Auf Basis der Analyse bewerten wir Ihre Speicherauslastung und machen Optimierungspotenziale transparent:

Archivierungsfähige Inhalte: Identifikation von Daten, die ohne Auswirkungen auf die Produktivität ausgelagert werden können.
Einsparungspotenziale: Ableitung konkreter Maßnahmen zur Reduzierung von Kosten und Verbesserung der Performance.
Handlungsempfehlungen: Dokumentation aller Ergebnisse in einem klaren Bericht mit umsetzbaren Empfehlungen.

Schritt 3

Definition automatisierter Archivierungsregeln

Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein Archivierungsregelwerk, das bewährte Best Practices integriert und passgenau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist:

Fragebogen und Workshop: Strukturierte Erhebung Ihrer Anforderungen anhand eines Best-Practice-Fragenkatalogs, den wir gemeinsam durchgehen.
Regeldefinition: Festlegung von Kriterien wie Alter, Klassifizierung, Dokumententypen oder Zugriffshäufigkeit.
Automatisierung: Konzeption der Regeln als mandantenweit einheitliche und vollständig automatisierte Prozesse.
Compliance-Schutz: Sicherstellung, dass Dateien mit aktiven Retention Labels automatisch von der Archivierung ausgeschlossen werden.

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Häufige Fragen zur SharePoint Archivierung mit NAVOO®

Wie unterscheidet sich NAVOO® Smart Archive von Microsoft 365 Archiv?

NAVOO® Smart Archive bietet deutlich mehr als das Microsoft 365 Archiv: maximale Flexibilität, hohe Granularität und spürbare Kostenvorteile. Anstatt ausschließlich ganze SharePoint Sites zu archivieren, lassen sich auch einzelne Dateien, Versionen, Ordner oder komplette Dokumentenbibliotheken gezielt in einen kostengünstigen Archivspeicher verschieben. Damit sinkt die Hemmschwelle zur Nutzung erheblich – Verantwortliche müssen nicht sofort eine komplette Site auslagern, sondern entscheiden passgenau, welche Inhalte sie archivieren möchten. Diese niedrigere Einstiegshürde sorgt in der Praxis dafür, dass erfahrungsgemäß bis zu 10-mal größere Datenmengen archiviert werden können, ohne die Produktivität der Mitarbeitenden einzuschränken. Denn archivierte Inhalte stehen jederzeit direkt in SharePoint zur Wiederherstellung bereit – einfach, sicher und ohne Umwege.
Welche Dateien können mit NAVOO® Smart Archive archiviert werden?

Word, Excel, PDF, PowerPoint, Bilder, Videos, HTML und viele weitere. Auch benutzerdefinierte Dateitypen können mit NAVOO^® Smart Archive archiviert werden.
Werden Version ebenfalls archiviert?

Ja, NAVOO® archiviert nicht nur aktuelle Dateien, sondern auch frühere Versionen, um eine vollständige Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Ein besonderer Vorteil von NAVOO Smart Archive ist der interaktive Archivierungsdialog in SharePoint, in dem Mitarbeitende gezielt die Versionen einer Datei auswählen können, die archiviert werden sollen. Nicht ausgewählte Versionen werden nicht in den Archivspeicher übertragen und verfallen, was das Speichervolumen im Archivspeicher entlastet.
Wie funktioniert der Zugriff auf archivierte Inhalte?

Archivierte Dateien werden durch sogenannte Stub Files ersetzt, die weiterhin suchbar und am Ursprungsort sichtbar bleiben. Ein Klick genügt zur Wiederherstellung und das ohne IT-Support.
Welche Hosting-Optionen gibt es und wo liegen die Daten?

NAVOO^®Smart Archive kann wahlweise im Managed Hosting oder im Self Hosting betrieben werden. Beim Managed Hosting verwaltet Arvato Systems die Server in einer betreuten Azure-Umgebung – ideal für einen schnellen Go-Live mit minimalem Betriebsaufwand und Datenmengen bis etwa 20 TB. Beim Self Hosting laufen die Server in Ihrer eigenen Azure-Umgebung, was ab größeren Volumina sinnvoll ist und maximale Kontrolle, Sicherheit sowie flexible Skalierung ermöglicht. In beiden Varianten verbleiben sämtliche Daten in Ihrer Cloud-Umgebung. Den Archivspeicher wählen Sie selbst – aus Azure Blob Storage, AWS S3 oder Google Cloud Storage.
Was muss ich beachten, wenn ich AWS S3 oder Google Cloud Storage als Archivspeicher nutzen

Wenn Sie AWS S3 oder Google Cloud Storage als Archivspeicher einsetzen, erfolgt der Datentransfer aus Azure in die jeweilige Zielplattform. Dadurch entstehen zusätzliche Übertragungskosten zwischen den Systemen und die monatlichen Lizenzkosten erhöhen sich um rund 5 Euro. Funktionen, Sicherheit, Compliance und Wiederherstellung bleiben vollständig erhalten – Ihre Daten verbleiben in Ihrer eigenen Cloud-Umgebung.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich NAVOO® Smart Archive nicht mehr nutzen möchte?

Der Archivspeicher wird grundsätzlich in Ihrer Cloud-Umgebung betrieben. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Speicherort, Zugriffsrechte und Compliance-Vorgaben. Wenn Sie NAVOO^® Smart Archive nicht weiterverwenden möchten, unterstützen wir Sie auf Wunsch dabei, archivierte Dateien zurück nach SharePoint zu übertragen.
Gibt es einen Rabatt für NGOs und Bildungseinrichtungen?

Ja, für Nichtregierungsorganisationen (NGOs) und Bildungseinrichtungen sind Rabatte verfügbar. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot.