SharePoint Archivierung mit NAVOO® Smart Archive
Entlasten Sie Ihren SharePoint Online-Speicher mit intelligenter Archivierung
Das Wichtigste auf einen Blick: Wie funktioniert die SharePoint Archivierung mit NAVOO® Smart Archive?
- Archivierung einzelner Dateien, Ordner, Bibliotheken, Site Collections oder tenantweit
- automatisierte Archivierung von Inhalten und Versionen mit Regeln zur gezielten Auswahl von Inhalten z. B. Alter, Klassifizierung, Dokumententypen, Zugriff
- lagert Inhalte in günstigen Cloud-Speicher (Azure, AWS, Google Cloud) aus und senkt damit Kosten
- nahtlose Integration in SharePoint Online mit individuellen, durchsuchbaren Platzhalterdateien (Stub Files) am Originalspeicherort
- Einhaltung von Compliance-Richtlinien (z. B. Retention und Sensitivity Labels)
- Wiederherstellung archivierter Inhalte direkt durch Endanwendende (ohne IT-Support)
- in wenigen Tagen integriert, direkt nutzbar im SharePoint Frontend
Effiziente SharePoint Online-Archivierung mit NAVOO® – Kosten senken, Speicher optimieren
SharePoint Online ist das Herzstück moderner Zusammenarbeit – doch die Speichergrenzen von Microsoft 365 führen schnell zu Engpässen. Ob große Dateien, alte Projekte oder nicht mehr aktive Inhalte: Ohne ein klares Archivierungskonzept wächst der Datenbestand unkontrolliert – und mit ihm die Kosten.
NAVOO® Smart Archive bietet die ideale Lösung für die strukturierte, regelbasierte SharePoint Archivierung – nahtlos integriert, sicher und benutzerfreundlich.
NAVOO® Smart Archive ist eine cloudbasierte Archivierungslösung für SharePoint Online. Sie ermöglicht die regelbasierte, automatisierte Auslagerung von Dateien in Azure, AWS oder Google Cloud.
Warum brauche ich eine Archivierungslösung für SharePoint Online?
Unternehmen brauchen eine Archivierungslösung, da Speicherplatz begrenzt ist, alte Inhalte unkontrolliert wachsen und Lizenzkosten steigen. NAVOO® Smart Archive hilft dabei, Dateien auszulagern, die Compliance einzuhalten und Kosten zu reduzieren.
Die Herausforderungen im Überblick:
- Begrenzter SharePoint Speicherplatz: In SharePoint Online wird der verfügbare Standardspeicher schnell knapp, da projektbezogene Dateien, Versionshistorien und Daten aus kollaborativen Anwendungen wie Teams und Planner sich schnell summieren.
- Unkontrolliertes Datenwachstum: Dateien blockieren den Speicherplatz und erschweren das Management von Dokumenten. Ohne eine geeignete Archivierungslösung häufen sich die Daten mit der Zeit kontinuierlich an, was die Verwaltung, Suche und Beauskunftung durch Copilot zunehmend erschwert.
- Steigende Lizenzkosten: Um dem Speicherplatzmangel von Microsoft 365 entgegenzuwirken, müssen Unternehmen zusätzlichen Premium-Speicherplatz erwerben – eine kostspielige und wiederkehrende Investition.
- Verlust an Effizienz und Akzeptanz: Unstrukturierte Speicherorte und überfüllte Dokumentenbibliotheken erschweren den schnellen Zugriff auf relevante Inhalte und beeinträchtigen die Produktivität.
Mit einer strategischen Archivierungslösung für SharePoint Online beugen Sie diesen Problemen vor – und das ohne Datenverlust.
NAVOO® Smart Archive – Ihre Lösung für moderne SharePoint Archivierung
Mit NAVOO® Smart Archive erhalten Sie eine leistungsstarke Lösung zur effizienten Archivierung von SharePoint Online-Inhalten, ganz ohne Kompromisse bei der Funktionalität oder Verfügbarkeit Ihrer wichtigen Informationen.
Und wie funktioniert die Archivierung mit NAVOO® Smart Archive genau?
Die Lösung integriert sich nahtlos in Ihre bestehende SharePoint Online-Umgebung und ermöglicht allen Mitarbeitenden einen einfachen Zugriff auf archivierte Daten. Das Einbinden eines separaten Speicherortes im Dateiexplorer, um auf archivierte Dateien zuzugreifen, und der Weg über die IT-Abteilung, um Dateien wieder herzustellen, entfallen. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern sorgt auch für eine hohe Akzeptanz.
Was macht NAVOO® Smart Archive besonders?
NAVOO® Smart Archive bietet weit mehr als grundlegende Archivierungsfunktionen. Mit unserer Lösung profitieren Sie von:
- automatischem Verschieben großer Dateien und Versionen in kostengünstigen Speicher
- granularer Steuerung bis auf Datei-, Versions- und Ordnerebene, was die Hemmschwelle zur Archivierung deutlich senkt
- Archivierungsvorschlägen, die nach Best Practice vorkonfiguriert sind
- kurzen Projektlaufzeiten, da die Implementierungsaufwände minimal sind
- transparentem Reporting mit Hilfe von übersichtlichen Dashboards inklusive Speicheranalyse und Nutzungsverhalten
Welche Funktionen hat NAVOO® Smart Archive?
Benutzerfreundliche Dokumentenarchivierung direkt in SharePoint
- integrierter Archivierungsdialog in SharePoint und Microsoft Teams
- Nutzer:innen wählen Dokumente flexibel aus
- Original wird durch durchsuchbare Platzhalterdateien ersetzt – inkl. Metadaten
- sofortige Wiederherstellung archivierter Dateien direkt durch Nutzer:innen – ohne IT-Aufwand
Archivierung kompletter SharePoint-Strukturen
- archivieren von Ordnern, Bibliotheken oder ganzen Site Collections
- fest definierbare Archivierungsintervalle
- vollständig automatisierte Aufnahme neuer oder verschobener Dateien
- intelligente Steuerung direkt in SharePoint Online
Intelligente und automatisierte Archivierung von Inhalten und Versionen
- individuell anpassbare Archivierungsregeln zur gezielten Auswahl von Inhalten z. B. Alter, Klassifizierung, Dokumententypen, Zugriff
- mandantenweit einheitliche Archivierungsrichtlinien
- vollautomatisiert über alle SharePoint Sites hinweg
- maximal individuell – 100 % unternehmensspezifisch
Berücksichtigung von Compliance Einstellungen
- Retention Labels (Aufbewahrungsrichtlinien) werden automatisch erkannt, Dateien mit einem aktiven Retention Label werden nicht archiviert
- Sensitivity Labels (Vertraulichkeitseinstufungen) bleiben auf der Stub-Datei und der Originaldatei erhalten
- keine Änderung sensibler Metadaten
Flexible Infrastruktur und Hosting Optionen
- Hosting in Ihrer eigenen Umgebung (Azure, AWS, Google)
- Integration in vorhandene Cloud-Strategien
- Reduzierung der Microsoft 365 Speicherkosten um bis zu 87 %
- Skalierung je nach Wiederherstellungsfrequenz und Speicherbedarf
Ihre Mehrwerte – das spricht für NAVOO® Smart Archive
Kostenersparnis
Dateien lassen sich aus dem teuren SharePoint Storage in einen günstigen Cloud Storage (AWS, Azure, Google) verschieben und verwalten.
Flexibilität bei der Archivierung
Von einzelnen Dateien und Versionen bis hin zu kompletten Ordnern oder Bibliotheken können Inhalte gezielt archiviert und bei Bedarf jederzeit mit einem Klick wiederhergestellt werden.
Automatische Archivierung
Archivierungsregeln können Sie basierend auf Eigenschaften wie Dateigröße, Speicherort oder Datum definieren.
Schnelle Benutzeradaption und Akzeptanz
Referenzierende Dateien verbleiben am Ursprungsort, sodass Benutzer:innen sie einfach identifizieren können.
Nahtlose Integration und sofortige Einsatzbarkeit
Eine nahtlose Integration in das SharePoint Online -Frontend mit sofortiger Einsatzfähigkeit ist einfach möglich.
Schnelle Einführung
Das Smart Archive wird zentral aufgesetzt, in kürzester Zeit implementiert und nahtlos in bestehende SharePoint-Ablagen sowie Strukturen integriert.
Worin unterscheidet sich NAVOO® Smart Archive vom Microsoft 365 Archiv?
Während das M365 Archiv grundlegende Funktionen zur Datenarchivierung bietet, hat NAVOO® Smart Archive entscheidende Vorteile, die Ihnen helfen, die SharePoint-Daten Ihres Unternehmens effizienter zu archivieren und gleichzeitig Kosten zu sparen. Es bietet deutlich mehr Flexibilität und erweiterte Möglichkeiten zur Optimierung:
Nicht nur ganze SharePoint Sites lassen sich archivieren, sondern auch einzelne Dateien, Versionen, Ordner oder komplette Dokumentenbibliotheken. Dadurch sinkt die Hemmschwelle zur Nutzung deutlich, da Verantwortliche nicht sofort komplette Sites auslagern müssen.
Inhaltsverantwortliche können direkt in SharePoint festlegen, welche Inhalte archiviert werden. Diese lassen sich jederzeit eigenständig mit einem Klick wiederherstellen – ganz ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung.
Archivierte Dokumente lassen sich gezielt in Azure, AWS oder Google speichern. So behalten Sie die volle Kontrolle über den Speicherort und erfüllen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen durchgehend.
Dank niedriger Speicherkosten und flexibler Granularität können deutlich größere Datenmengen effizient archiviert werden. Bei einem Archivvolumen von 50 TB bietet das Smart Archive eine Kostenersparnis von bis zu 40 %.
Unser Vorgehen für Ihren Erfolg
Mit NAVOO® Smart Archive begleiten wir Sie Schritt für Schritt zu einer effizienten Archivierungslösung.
Schritt 1: Bestandsaufnahme der SharePoint-Umgebung
Alle Inhalte werden analysiert – inklusive Versionierung, Alter, Aktualität und Speichernutzung.
Schritt 2: Bewertung der Speicherauslastung
Optimierungspotenziale werden identifiziert und konkrete Einsparungsmöglichkeiten abgeleitet.
Schritt 3: Definition automatisierter Archivierungsregeln
Individuelle Regeln werden entwickelt – basierend auf Best Practices und abgestimmt auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. So schaffen wir eine passgenaue Grundlage für Ihr individuelles Archivierungskonzept – optimal abgestimmt auf die Anforderungen und Prozesse Ihres Unternehmens.
Jetzt Kontakt aufnehmen und beraten lassen
Sie möchten Ihre SharePoint Archivierung strategisch angehen? Wir helfen Ihnen gerne persönlich weiter.
Häufige Fragen zur SharePoint Archivierung mit NAVOO®
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Welche Vorteile hat NAVOO® Smart Archive gegenüber Microsoft 365 Archiv?
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Wie behalte ich die Kontrolle über archivierte Dateien?
NAVOO® Smart Archive speichert Inhalte in Ihrer Cloud (Azure, AWS, Google). So bleiben Zugriffsrechte, Sicherheit und Compliance vollständig bei Ihnen.
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Wie funktioniert der Zugriff auf archivierte Inhalte?
Archivierte Dateien werden durch sogenannte Stub Files ersetzt, die weiterhin suchbar und am Ursprungsort sichtbar bleiben. Ein Klick genügt zur Wiederherstellung und das ohne IT-Support.
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Welche Dateien können mit NAVOO® Smart Archive archiviert werden?
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Werden archivierte Versionen mitgesichert?
Ja, NAVOO® archiviert nicht nur aktuelle Dateien, sondern auch frühere Versionen, um eine vollständige Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
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Kann das Modul unabhängig genutzt werden?
Ja,.Sie können NAVOO® Smart Archive einzeln buchen – ganz ohne Abhängigkeit von anderen Modulen.
Ihr Kontakt für NAVOO®