Microsoft 365 Gästemanagement mit NAVOO® Guest User Manager
Gastzugriffe sicher, zentral und effizient verwalten – direkt in Ihrem Microsoft 365 Tenant
Das Wichtigste auf einen Blick: Microsoft 365 Gästemanagement
- Definition: Gästemanagement bezeichnet die strukturierte Verwaltung des gesamten Lebenszyklus externer Benutzerzugänge in Microsoft 365 – von der Einladung bis zur Deaktivierung.
- Herausforderungen: Die größten Probleme sind fehlende Transparenz über aktive Gastzugriffe, zu großzügig vergebene Rechte sowie „ewig aktive" Konten ehemaliger Partner:innen, die Sicherheits- und Compliance-Risiken darstellen.
- Lösung: Der NAVOO® Guest User Manager ermöglicht zentrale Kontrolle, automatisiertes Lifecycle-Management und klare Verantwortlichkeiten für alle externen Benutzer:innen.
- Vorteile: Strukturiertes Onboarding mit Pflichtangaben, Selfservice für Fachbereiche, automatische Deaktivierung abgelaufener Zugänge und deutliche Zeitersparnis für Administrator:innen durch Automatisierung.
Gastbenutzer:innen – unterschätztes Risiko in Microsoft 365
Die Zusammenarbeit mit externen Partner:innen, Dienstleister:innen und Kund:innen ist unverzichtbar. Doch gerade hier entstehen schnell Sicherheits- und Compliance-Risiken:
- Ehemalige Projektpartner behalten Zugriff, obwohl sie längst ausgeschieden sind.
- Rechte werden oft zu großzügig vergeben – sensible Daten sind ungeschützt.
- Niemand weiß genau, wer wann eingeladen wurde und wofür.
Für Unternehmen bedeutet das: hoher Administrationsaufwand, fehlende Transparenz und potenzielle Sicherheitslücken.
Gästemanagement: Was ist das?
Gästemanagement bezeichnet die strukturelle Steuerung und Kontrolle des gesamten Lebenszyklus externer Benutzerzugänge – von Gästen. Es umfasst alle Prozesse von der geregelten Einladung und dem Onboarding über die laufende Überwachung bis hin zur fristgerechten Deaktivierung oder Löschung des Gastkontos (Offboarding). Ziel des Gästemanagements ist es, notwendige Zusammenarbeiten zu ermöglichen, gleichzeitig aber höchste Sicherheits- und Compliance-Standards einzuhalten.
NAVOO® Guest User Manager – volle Kontrolle über externe Benutzer:innen mit einem effektiven Gästemanagement
Der NAVOO® Guest User Manager ist eine einfache und flexible Lösung, um externe Benutzer:innen zentral innerhalb Ihres Microsoft 365 Tenants zu verwalten. Sie kontrollieren alle Gastzugriffe an einem Ort, legen das Ablaufdatum gezielt fest und stellen über Angaben zum Unternehmen oder Land sicher, dass jeder Zugang nachvollziehbar bleibt. Automatisierte Lifecycle-Methoden sorgen dafür, dass Zugänge nicht unbemerkt bestehen bleiben. Abgelaufene Konten werden automatisch deaktiviert oder gelöscht – so behalten Sie jederzeit die Kontrolle.
Welche Funktionen sind entscheidend für ein sicheres Gästemanagement in Microsoft 365?
Klassifizierung externer Benutzer:innen
Nicht jeder Gast ist gleich: Manche arbeiten projektbasiert, andere greifen regelmäßig auf vertrauliche Daten zu. Mit dem NAVOO® Guest User Manager können Sie Gastbenutzer:innen gezielt klassifizieren und somit eine optimale Zuordnung sicherstellen. So bleibt klar, wer welchen Zugriff hat und wie lange dieser bestehen soll.
- Pflichtinformationen wie Vor- und Nachname, Unternehmen oder Land bei der Anlage
- Transparente Nachvollziehbarkeit für Audits und Compliance
Verantwortung klar zugeordnet
Ein häufiger Pain Point: Niemand weiß mehr, wer für einen Gastbenutzer bzw. eine Gastbenutzerin verantwortlich ist. Der NAVOO® Guest User Manager verknüpft jeden externen Zugang mit klar benannten verantwortlichen Personen. Diese Personen erhalten Benachrichtigungen, wenn Zugänge verlängert oder angepasst werden müssen.
- Eindeutige Verantwortlichkeiten pro Gastkonto
- Automatische Erinnerungen an zuständige Personen
Monitoring & Transparenz
Administratoren erhalten innerhalb des Guest User Manager eine Übersicht über alle Gäste sowie ein übersichtliches Monitoring-Dashboard, sodass es problemlos möglich ist, in die Gastbenutzerverwaltung einzugreifen.
- Übersicht über alle aktiven, inaktiven und ablaufenden Gastkonten
Lifecycle-Management
Das größte Risiko entsteht durch Gastkonten, die nie gelöscht werden. Mit automatisierten Lifecycle-Prozessen steuert der NAVOO® Guest User Manager die gesamte Laufzeit – von der Erstellung bis zur Deaktivierung oder Löschung. Die Regeln hierfür sind flexibel definierbar.
- Automatisierte Deaktivierung und Löschung abgelaufener Zugänge
- Flexibel definierbare Regeln
Ihre Vorteile mit dem NAVOO® Guest User Manager
Mit dem NAVOO® Guest User Manager erhalten Sie eine Lösung, die Ihr Gastbenutzer-Management in Microsoft 365 nicht nur einfacher, sondern auch sicherer und effizienter macht:
Einfache Kontrolle und Verwaltung der Gastbenutzer
Der NAVOO® Guest User Manager bietet eine zentrale und transparente Übersicht über alle externen Zugänge – direkt in Microsoft Teams. Aktive, inaktive und ablaufende Gastkonten sind jederzeit eindeutig erkennbar und können gezielt gesteuert werden. So behalten IT und Fachbereiche jederzeit die volle Kontrolle.
Vereinfachtes und kontrolliertes Onboarding
Durch definierte Pflichtangaben und standardisierte Anlageprozesse werden externe Benutzer:innen strukturiert, vollständig und regelkonform angelegt. Jede Einladung ist nachvollziehbar dokumentiert, und unvollständige oder unkontrollierte Einladungen werden zuverlässig ausgeschlossen.
Stärkung von Security und Compliance
Automatisierte Ablauf- und Löschregeln stellen sicher, dass Gastzugänge nur so lange bestehen, wie sie tatsächlich erforderlich sind. Alle Einladungen und Änderungen werden protokolliert und unterstützen Audits sowie interne Compliance-Anforderungen. Sicherheitsrisiken durch „vergessene“ Konten werden nachhaltig reduziert.
Deutliche Zeitersparnis für Microsoft 365 Administratoren
Selfservice-Funktionen für Fachbereiche, klar definierte Verantwortlichkeiten und automatisierte Prozesse entlasten Administrator:innen spürbar. Wiederkehrende Aufgaben wie Verlängerungen, Prüfungen oder Löschungen entfallen weitgehend – und die Anzahl der Support-Tickets sinkt deutlich.
Nahtlose Integration in die bestehende Microsoft 365 Infrastruktur
Der NAVOO® Guest User Manager ist vollständig in Ihre bestehende Entra-ID- und Microsoft 365 Umgebung integriert. Zusätzliche Systeme oder Lizenzen sind nicht erforderlich. Bestehende Governance- und Sicherheitsrichtlinien bleiben erhalten und werden gezielt um gastspezifische Prozesse ergänzt.
Empowerment der Fachbereiche – mit klar definierten Regeln
Fachabteilungen können Gäste im geregelten Selfservice einladen und über deren gesamten Lebenszyklus hinweg verantworten. Gleichzeitig stellt die IT über zentral definierte Richtlinien und Ablaufregeln sicher, dass Governance und Sicherheitsstandards jederzeit eingehalten werden. So entstehen effiziente Abläufe – ohne Kontrollverlust und ohne zusätzliche Risiken.
Ihre Gastbenutzer:innen – Ihre Regeln
Unsere Expert:innen zeigen Ihnen, wie Sie externe Zugänge in Microsoft 365 nachhaltig steuern. Erfahren Sie Best Practices und konkrete Tipps für Ihr Unternehmen. Nutzen Sie die Gelegenheit für ein persönliches Beratungsgespräch.
Häufige Fragen und Antworten zum Gästemanagement in Microsoft 365
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Wie verbessert der NAVOO® Guest User Manager die Sicherheit in Microsoft 365?
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Brauche ich zusätzliche Lizenzen oder ein separates System?
Nein. Der Guest User Manager arbeitet in Ihrer bestehenden Microsoft-365/Entra-ID-Umgebung und nutzt vorhandene Sicherheits- und Freigaberichtlinien. Sie konsolidieren Prozesse, statt neue Schattentools aufzubauen.
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Unterstützt NAVOO® Guest User Manager Self-Service – ohne Kontrollverlust der IT?
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Welche Lifecycle-Regeln sind möglich?
Typisch sind: feste Laufzeiten (z. B. 90 Tage), automatische Verlängerungsanfrage an Verantwortliche, automatischer Ablauf bei nicht akzeptierter Einladung. So behalten Sie End-of-Access sauber im Griff.
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Wie schnell kann ich starten?
In der Regel innerhalb weniger Tage. Dafür sind nur wenige Schritte nötig: die Konfiguration Ihrer Tenant-Umgebung, die Definition von Pflichtfeldern und Regeln, ein kurzer Pilot und anschließend der Roll-out mit Vorlagen. Ein 30-Tage-Test erleichtert den Einstieg zusätzlich.
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Wie passt NAVOO® Guest User Manager in unseren bestehenden Governance-Ansatz?
Ihr Kontakt für NAVOO®