Zwei Copiloten, ein Ziel: Effizienter arbeiten mit KI

Seit September 2025 ist der kostenlose Copilot Chat in Office Apps wie Outlook, PowerPoint, Excel und Word integriert. Ohne Mehrkosten können Benutzer mit Hilfe von KI-Inhalte erstellen und verarbeiten. Diese Neuerung eröffnet spannende Möglichkeiten für Unternehmen, wirft aber auch wichtige Fragen auf: Was bietet die kostenlose Version? Was bringt die lizenzierte Microsoft 365 Copilot-Version zusätzlich? Ist die bezahlte Version den Mehrpreis überhaupt noch wert?
 

Wir zeigen, wo die Unterschiede zwischen Copilot Chat und der Premium-Add-On-Lizenz Microsoft 365 Copilot liegen.

Bisher war Copilot Chat nur über Web-Erfahrungen wie Microsoft Edge oder Windows zugänglich. Jetzt können auch Nutzer ohne Microsoft 365 Copilot-Lizenz direkt in den Office-Apps mit Copilot Chat arbeiten – über die Seitenleiste oder das Menüband. Das bedeutet: Fragen stellen, Inhalte zusammenfassen, Dokumente analysieren – alles per natürlicher Sprache, ganz ohne Zusatzkosten.
 

Aber: Die kostenlose Version ist nicht gleichbedeutend mit der Vollversion.

Um die Unterschiede klar darzustellen haben wir eine Vergleichstabelle erstellt, die die wichtigsten Funktionen gegenüberstellt:

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Sicherheit & Integration: Alle Versionen bieten Unternehmensschutz und sind direkt in Office eingebettet.
• Inhaltsverständnis: Auch die kostenlose Version versteht den Inhalt des aktuellen Dokuments und liefert webgestützte Antworten. Auf den Zugriff zu Unternehmensdaten, welche über die Graph API geliefert werden, muss man jedoch verzichten.
• Agenten: Erweiterte Agenten wie Researcher und Analyst stehen nur mit Lizenz vollständig zur Verfügung. Die Pay-as-you-go-Option bietet eingeschränkten Zugang zu Copilot Agenten.
• Performance: Praxistests zeigen, dass die Qualität der Antworten bei der bezahlten Version deutlich besser ist. Dies steigert die Adoption des Tools erheblich.

Wahrscheinlich wird jede Organisation am Ende eine Mischung aus kostenlosen und kostenpflichtigen Copilot-Nutzern haben – das Ziel ist, die Voll-Lizenzen dort einzusetzen, wo sie den größten Mehrwert bringen. 
 

Hier sind einige Empfehlungen, welche Benutzer mit Copilot Chat (kostenlos) auskommen und für wen sich die Microsoft 365 Copilot-Lizenz lohnt:

Copilot Chat (kostenlos)

Gelegentliche Content-Creators:

• Mitarbeitende, die hauptsächlich Unterstützung beim Schreiben, Brainstorming oder Zusammenfassen von Dokumenten benötigen, kommen mit Copilot Chat sehr weit.
• Ein Wissensarbeiter, der einen Bericht entwirft, kann Copilot z. B. nutzen, um Formulierungen zu verbessern oder Ideen zu generieren.
• Ein Marketing-Spezialist kann Copilot bitten, eine Liste von Slogans zu erstellen oder einen Webartikel eines Mitbewerbers zusammenzufassen – Aufgaben, die auf Web-Informationen und einzelnen Dateien basieren.

Diese Nutzer benötigen keine vollständige Integration mit internen Unternehmensdaten – abgesehen von einer oder zwei Dateien, die sie selbst bereitstellen.

Recherche und Informationsbeschaffung: 

Mitarbeitende, die viel externe Recherche betreiben oder mit öffentlich verfügbaren Informationen arbeiten, sind ideale Kandidaten für den kostenlosen Copilot. Copilot Chat kann Antworten aus dem Web ziehen und Quellen zitieren – ähnlich wie ein intelligenter Recherche-Assistent. Beispielsweise kann ein HR-Spezialist arbeitsrechtliche Informationen nachschlagen oder ein Berater Marktdaten für eine Kundenpräsentation sammeln – alles ohne kostenpflichtige Lizenz.

Pilot- und Testnutzer:

Wenn Sie Copilot noch evaluieren, können Sie Benutzer zunächst mit der kostenlosen Variante starten lassen. So gewöhnen sie sich an die Arbeit mit Prompts. Einige Organisationen haben Copilot Chat als erste Phase unternehmensweit ausgerollt, um allen Mitarbeitenden erste KI-Erfahrungen zu geben – und später identifiziert, welche Power-User von einem Upgrade profitieren. Auf diese Weise dient der kostenlose Copilot als „Trainings“-Phase, um die Belegschaft an den produktiven Umgang mit KI heranzuführen.

Kurz gesagt: 

Wissensarbeiter, die primär Inhalte erstellen oder Recherchearbeit betreiben, werden den kostenlosen Copilot Chat als nützlichen Produktivitätshelfer empfinden.

Benutzer, die von Microsoft 365 Copilot (Voll-Lizenz) profitieren:

Auf der anderen Seite gibt es Rollen, bei denen integrierte, erweiterte KI-Funktionen die Produktivität erheblich steigern können. Hier lohnt sich eine Voll-Lizenz:

Vielschreiber und Führungskräfte:

Personen, die mit Informationsüberflutung durch E-Mails, Meetings und Dokumente kämpfen, sind ideale Kandidaten. Ein lizenzierter Copilot kann als persönlicher KI-Assistent agieren: lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen, Meeting-Briefings aus internen Daten erstellen oder Antworten und Folien mit relevanten Unternehmensfakten vorbereiten. Schon die Zeitersparnis beim Sichten von Kommunikation kann den Lizenzpreis rechtfertigen. Zudem benötigen Führungskräfte & Wissens-Mitarbeiter häufig schnelle, datenübergreifende Einblicke („Wie ist der aktuelle Stand in allen Projektteams?“) – etwas, das nur der lizenzierte Copilot mit Zugriff auf Organisationsdaten leisten kann.

Datenanalysten und Power-User:

Rollen, die stark mit Datenanalyse, Reporting oder Forschung arbeiten, profitieren besonders von den erweiterten Agenten und vollem Datenzugriff. Ein Finanzanalyst kann mit dem lizenzierten Copilot Unternehmensdaten in Excel auswerten, Visualisierungen und Prognosen erstellen oder historische Daten in tausenden Dateien durchsuchen. Ebenso kann ein Mitarbeiter der Forschungsabteilung Copilot bitten, interne Wissensdatenbanken und SharePoint nach relevanten Informationen zu durchsuchen. Diese Power-User nutzen Copilot intensiv. Eine Voll-Lizenz stellt sicher, dass sie keine Limits oder Drosselungen bremsen.

Vertriebs- und Kundenkontaktrollen:

Vertriebsmitarbeitende oder Kundenbetreuende, die schnellen Zugriff auf aktuelle Kundendaten, Angebotsdokumente oder vergangene E-Mail-Kommunikation benötigen, profitieren stark. Beispielsweise könnten sie fragen: „Copilot, gib mir die Zusammenfassung unserer letzten Vertragsverhandlung mit Kunde X und die offenen To-dos.“ Copilot zieht die Antwort aus Notizen, E-Mails und Meeting-Transkripten. Auch personalisierte E-Mails oder Präsentationen mit internen Fakten lassen sich schnell erstellen – ein klarer Effizienzgewinn mit direktem Einfluss auf den Umsatz.

Entwickler und Workflow-Designer:

Teams, die eigene Prozesse oder Automatisierungen entwickeln (z.B. IT-Betrieb oder ein internes KI-Kompetenzzentrum), können mit der Voll-Lizenz ihre Kreativität voll entfalten. Sie können eigene Copilot-Agenten entwickeln und testen, Geschäftsapplikationen über Copilot Studio integrieren und Prototypen für KI-Lösungen bauen – etwa einen HR-Onboarding-Chatbot. Diese Innovatoren profitieren von der Freiheit, ohne Nutzungsbeschränkungen zu arbeiten.

Rollen mit hoher Geschwindigkeit und Zuverlässigkeitsanforderung:

Da lizenzierte Benutzer bevorzugte Antwortzeiten erhalten, lohnt sich die Voll-Lizenz für zeitkritische Aufgaben. Ein IT-Support-Techniker erhält bei einem kritischen Problem zügige Antworten. Informationen können dabei aus der firmeneigenen Confluence-Datenbank oder dem Internet gewonnen werden. Die garantierte Performance ohne Drosselung sorgt für reibungslose Workflows – ideal für intensive oder zeitkritische Nutzung.

Die Integration von Copilot Chat in Office-Apps ohne Lizenzpflicht ist ein echter Meilenstein. Die kostenlose Verfügbarkeit wird viele Unternehmen in ihrer KI-Reise unterstützen. Doch wer das volle Potenzial von KI im Arbeitsalltag ausschöpfen möchte, kommt an der lizenzierten Version nicht vorbei – insbesondere wegen der arbeitsdatenbasierten Intelligenz, leistungsstarken Agenten und der unternehmensgerechten Performance.

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Ob erste Schritte oder umfassende Einführung – wir unterstützen Unternehmen dabei, Copilot sinnvoll und effektiv einzusetzen. Von der Strategie bis zur Umsetzung stehen wir Ihnen zur Seite.
 

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