Agentic AI in der Praxis
Mit n8n schnell zur smarten Automatisierung
Noch vor wenigen Jahren war Prozessautomatisierung ein Privileg großer Unternehmen mit großen Budgets und spezialisierten IT-Teams. Wer Workflows digitalisieren wollte, musste sich durch komplexe Systeme, starre Schnittstellen und teure Lizenzmodelle kämpfen – von der eigentlichen Intelligenz im Prozess ganz zu schweigen.
Doch heute stehen Unternehmen unter massivem Druck: steigende Kosten, volatile Märkte und der demografische Wandel machen es dringender denn je, sich mit den eigenen Prozessen auseinanderzusetzen und Effizienzpotenziale aktiv zu heben.
In den letzten Monaten hat sich das Spielfeld radikal verändert: Generative KI zeigt, dass digitale Intelligenz heute für alle zugänglich sein kann. Genau hier setzt n8n an – ein Automatisierungstool, das die Lücke zwischen technischer Komplexität und praktischer Umsetzbarkeit schließt. Mit seiner offenen, flexiblen Architektur ermöglicht es, Prozesse intelligent zu verknüpfen, KI-Modelle einzubinden und Abläufe zu automatisieren – ganz ohne Entwicklerteam oder riesiges Budget. n8n macht greifbar, was bisher oft nur Buzzword war: Agentic AI in Aktion – einfach, nachvollziehbar und sofort produktiv. In diesem Beitrag stellen wir n8n grundlegend vor, zeigen erste Anwendungsfälle auf und bieten Unterstützungshilfe für die ersten Schritte.
Was ist n8n?
n8n ist eine leistungsstarke Plattform für Workflow-Automatisierung. Der Name steht für „nodemation“ und verweist bereits auf das Grundprinzip: Knotenpunkte (engl. node) werden so miteinander verbunden, dass eine Automatisierung entsteht (engl. automation).
Automatisierungen mit Nodes lassen sich wunderbar mit Klemmbausteinen vergleichen: Es gibt verschiedene, vorgeformte Elemente, die sich beliebig kombinieren lassen – der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.
Doch in n8n sind diese „Bausteine“ keine bunten Steinchen, sondern technische Komponenten. Eine Node kann beispielsweise eine E-Mail versenden, während ein anderer Daten aus dem ERP-System abruft. Manche Nodes stellen sogar Verbindungen zu Large Language Models (LLMs) her – also zu Technologien wie ChatGPT, Copilot und Co. Damit sind Automatisierungen nicht mehr starr an festgelegte Abläufe gebunden. Sie können intelligent handeln, Entscheidungen treffen und dynamisch reagieren – kurz: Sie werden zu AI Agents.
In Abbildung 2 wird deutlich, wie flexibel sich n8n für den Aufbau intelligenter Automatisierungen einsetzen lässt. Hier ist das Azure-AI-Modell über eine Node eingebunden und parametrisiert – das bedeutet, dass die KI-Logik direkt in den Workflow integriert wird und mit den übrigen Prozessschritten interagiert. Besonders spannend ist die KI-Agent-Node, die im Beispiel gezeigt wird: Sie ermöglicht nicht nur die Verbindung zu einem Modell, sondern auch die Konfiguration zweier zentraler Komponenten – Memory und Tool.
Die Memory-Komponente dient dabei als Gedächtnis oder Wissensbasis, auf die der Agent im Verlauf der Prozessausführung zurückgreifen kann. Das Tool hingegen definiert, mit welcher Software oder Systemkomponente der Agent aktiv interagieren soll – etwa eine Datenbank, ein CRM-System oder ein Kommunikationskanal. Durch diese Kombination entsteht eine hochflexible, KI-gesteuerte Prozesslogik. Über das Plus-Symbol auf der rechten Seite der Node lassen sich zudem weitere Verbindungen oder Inputs hinzufügen, um den Agenten nahtlos mit zusätzlichen Datenquellen oder Aktionen zu verknüpfen – der erste Schritt zu einem wirklich intelligenten Automatisierungsnetzwerk.
So gelingt der Einstieg in KI-basierte Automatisierung mit n8n
Dieses Prinzip bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Für Fachabteilungen ist der Einstieg denkbar einfach und niedrigschwellig. Gleichzeitig bieten die technischen Möglichkeiten der Nodes enormen Tiefgang – ideal für Entwicklungsexperten, die nachhaltige und effiziente Automatisierungen gestalten wollen. Ein weiterer Pluspunkt: Offenheit. Unternehmen können n8n sowohl lokal betreiben als auch in der Cloud nutzen – ein entscheidender Vorteil für alle, die ihre Datenhoheit behalten möchten.
Das Berliner Unternehmen hinter n8n versteht sich als Plattform, die Organisationen befähigt, ihre Prozesse so abzubilden, wie sie tatsächlich sind: nachvollziehbar, modular und jederzeit erweiterbar.
Damit positioniert sich n8n als Schnittstelle zwischen Künstlicher Intelligenz und Business Process Management (BPM) und wird zu einem spannenden Werkzeug für BPM- und AI-Teams gleichermaßen.
Anwendungsbeispiel: Kündigungsanfragen automatisieren mit Agentic AI und n8n
Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, täglich riesige Mengen an E-Mails und Dokumenten zu verarbeiten. Besonders im Inputmanagement ist der Aufwand enorm: Kunden schicken z. B. Kündigungen, Anfragen oder Adressänderungen. Oft bedeutet das: manuelle Sichtung, Zuordnung, Datenprüfung und Antwortformulierung.
Mit KI-Agenten und Tools wie n8n lässt sich dieser Prozess fast vollständig automatisieren. Im folgenden Beispiel schauen wir uns eine Kündigungsanfrage bei einer Versicherung an. In diesem Prozess bekommt ein Unternehmen per Mail einen Kündigungswunsch. Historisch musste diese Mail dem richtigen Sachbearbeiter zugeordnet werden, der anschließend die Vertragsdaten prüft, Rückfragen stellt und eine Bestätigung versendet. Mithilfe von n8n kann dies automatisiert werden. Dafür werden wir die fünf automatisierten Phasen der Abbildung 3 nacheinander erläutern und beschreiben, was die einzelnen Nodes bewirken.
Der Ablauf im Überblick
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Input: Eingang der E-Mail
Eine E-Mail mit Kündigungswunsch landet im Posteingang (z. B. über IMAP). Der Workflow startet automatisch.
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Aufbereitung der Daten
Damit die KI mit den Informationen arbeiten kann, werden die Inhalte zuerst standardisiert:
Datenextraktion: Relevante Textinhalte werden aus der E-Mail gefiltert.
Textbereinigung: Signaturen, Sonderzeichen sowie nicht aufgaberelevante (z. B. sensible Informationen, die für die Bearbeitung nicht erforderlich sind) werden entfernt.
Formatierung: Der Text wird in ein einheitliches Format überführt.
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Klassifizierung der Anfrage
Ein KI-Modell erkennt, um welche Art von Anfrage es sich handelt. In unserem Beispiel: Kündigung. Andere Optionen wären z.B. Adressänderung, Vertragsanpassung oder Schadensmeldung.
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Qualitätskontrolle und Verarbeitung
Hier kommt die eigentliche Intelligenz des Systems zum Einsatz. Mehrere spezialisierte Agenten arbeiten zusammen:
Kündigungs-Agent: Steuert den Gesamtprozess für Kündigungen.
Validierungs-Agent: Prüft, ob die angegebene Vertragsnummer existiert und ob der Vertrag kündbar ist (z. B. Einhaltung der Kündigungsfrist).
Kunden-Agent: Holt weitere Informationen aus CRM oder Stammdaten ab (z. B. Kontaktdaten, Vertragsstatus).
Reporting-Agent: Erstellt die passende Kundenantwort auf Basis von Unternehmensvorlagen.
Alle Agenten greifen dabei auf Azure-OpenAI-Modelle, Datenbanken und Unternehmenssysteme (CRM, Fachsysteme) zu.
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Output: Automatische Kundenantwort
Am Ende erstellt das System eine personalisierte E-Mail-Vorlage mit allen relevanten Informationen. Die E-Mail kann direkt versendet oder zunächst von einem Mitarbeiter geprüft werden.
Mit diesem Ansatz werden Anfragen innerhalb kürzester Zeit bearbeitet. Für die Mitarbeiter besteht mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, weil manuelle Eingaben entfallen, und die Kundenzufriedenheit steigt durch schnelle, klare und einheitliche Antworten.
Dieses Beispiel zeigt, wie Agentensysteme im Inputmanagement echte Effizienzgewinne bringen. Was früher eine Kombination aus manuellem Lesen, Kopieren, Prüfen und Schreiben war, übernehmen heute spezialisierte KI-Agenten, die miteinander kooperieren. Das Beste daran: Mit Workflow-Automatisierungstools wie n8n lassen sich solche Prozesse modular aufbauen und flexibel erweitern. Sei es für Kündigungen, Adressänderungen, Schadensmeldungen oder viele andere Szenarien.
n8n vs. klassische Automatisierungstools: Vorteile für Agentic AI
n8n ist nicht nur ein weiteres Tool in der Automatisierungslandschaft, sondern eine vollwertige Workflow-Engine, die sich durch mehrere technischen Eigenschaften deutlich von klassischen Lösungen unterscheidet:
Agentic AI und Automatisierung: Warum jetzt handeln?
Kostendruck als Treiber
Die Bearbeitung alltäglicher Routineaufgaben bindet Ressourcen, die an anderer Stelle fehlen. Während klassische Automatisierungslösungen oft mit hohen Lizenzkosten oder starren Strukturen verbunden sind, bietet n8n die Möglichkeit, kosteneffizient und flexibel zu starten.
KI nachhaltig nutzen
Large Language Models und Agenten sind auf dem Vormarsch. Doch ohne eine Plattform, die sie nahtlos in bestehende Prozesse integriert, bleibt ihr Einsatz punktuell und ineffizient. n8n bietet genau diesen Integrationsrahmen. Es schafft den Brückenschlag zwischen Mensch, System und Agent und ermöglicht so einen verantwortungsvollen, skalierbaren Einsatz von KI.
Zukunftsfähige Prozessarchitektur
Wer heute auf n8n setzt, schafft nicht nur kurzfristige Effizienzgewinne. Die Plattform bildet das Fundament für eine neue Generation von Workflows, die kleinschrittig, transparent und erweiterbar sind. Jede zukünftige Innovation, ob vollständige Automatisierungsschicht oder agentische Workflow-Ebene, baut auf diesem Grundstein auf.
Die Entscheidung für n8n ist deshalb keine Frage der Spielerei, sondern eine Investition in die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.
Warum Arvato Systems der passende Partner ist
Technologie allein schafft noch keinen Mehrwert. Entscheidend ist die Fähigkeit, sie in die richtigen Prozesse einzubetten, sie sicher zu betreiben und sie so zu gestalten, dass sie die Menschen im Unternehmen unterstützt, statt sie zu blockieren. Genau hier liegt die Stärke von Arvato Systems.
Branchen- und Technologieexpertise
Wir kennen die Herausforderungen, die Unternehmen verschiedenster Branchen bewegen – von Gesundheit und Energie bis zu Medien und Finanzdienstleistungen. Unser Team bringt tiefes Know-how in Automatisierung, KI und Cloud-Infrastrukturen mit. Diese Kombination sorgt dafür, dass Lösungen nicht im Labor bleiben, sondern in der Praxis wirken.
Erfahrung mit Automatisierung auf allen Ebenen
Von Robotic Process Automation (RPA) über intelligente Dokumentenverarbeitung bis hin zum Einsatz von KI-Agenten: Wir haben bereits zahlreiche Projekte umgesetzt, in denen Automatisierung echten Geschäftswert erzeugt. n8n ist für uns kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, das wir gezielt einsetzen, wenn es den größten Nutzen stiftet.
Skalierbarkeit und Sicherheit
Gerade im Enterprise-Umfeld sind Skalierbarkeit, Governance und Compliance unverzichtbar. Arvato Systems stellt sicher, dass n8n nicht nur als schneller Prototyp funktioniert, sondern auch in großen Organisationen robust betrieben und nahtlos in bestehende IT-Landschaften integriert werden kann.
Innovation mit Struktur
Wir verstehen Automatisierung nicht als punktuelle Lösung, sondern als Baustein für kontinuierliche Innovation. Mit n8n legen wir gemeinsam mit unseren Kunden das Fundament für Prozesslandschaften, die offen sind für zukünftige Technologien, bis hin zu agentischen Workflows, die eigenständig handeln und Entscheidungen vorbereiten. So wird aus einem Automatisierungstool ein strategisches Asset.
Verfasst von
Jonas Spiekermann ist Business Analyst für Intelligent Automation bei Arvato Systems. Mit Fokus auf RPA und GenAI treibt er die digitale Transformation voran. Sein Ziel: Prozesse smarter und effizienter gestalten. Gemeinsam mit seinem Team entwickelt er intelligente Lösungen, die den Arbeitsalltag von Unternehmen nachhaltig verändern.