Microsoft 365 Archive im Praxischeck

Microsoft 365 Archive ermöglicht die Archivierung kompletter SharePoint Sites und verspricht geringere Speicherkosten. Doch wie hoch ist das reale Einsparpotenzial – und unter welchen Voraussetzungen funktioniert die Lösung in der Praxis? Dieser Beitrag analysiert Einsatzmöglichkeiten und Grenzen von Microsoft 365 Archive und zeigt, warum der Archivierungsansatz entscheidend für den wirtschaftlichen Effekt ist.

Viele Organisationen stehen vor stetig wachsenden Datenmengen in SharePoint Online. Als zentrale Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement wächst der Speicherbedarf oft schneller als die zugrunde liegenden Governance-Strukturen. Klare Regeln für Nutzung, Struktur und Lebenszyklen fehlen nicht selten. 

Microsoft 365 Archive kann in solchen Szenarien einen Beitrag zur Kostenreduktion leisten – allerdings nur, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Inaktive oder abgeschlossene Sites müssen eindeutig identifizierbar sein. Nutzungsszenarien sollten klar voneinander getrennt und Lebenszyklen verbindlich definiert werden.

Erst wenn diese Rahmenbedingungen gegeben sind, entsteht durch die Auslagerung von Sites aus dem aktiven Speicher ein messbarer wirtschaftlicher Effekt.

SharePoint Online stellt pro Mandanten ein Grundkontingent an Speicher zur Verfügung. Wird dieses überschritten, entstehen zusätzliche Kosten für weiteres Speicherkontingent. Als grober Richtwert gelten 10 GB SharePoint-Speicher pro Benutzerlizenz. 

Microsoft 365 Archive setzt genau an diesem Punkt an: Selten genutzte oder inaktive SharePoint Sites werden aus dem aktiven Speicher entfernt und in einen Archivstatus überführt. Der belegte produktive Speicher reduziert sich entsprechend.

Archivierte Sites werden zu niedrigeren Archivspeicher-Konditionen abgerechnet als aktive SharePoint Sites. Dadurch lassen sich laufende Kosten senken, ohne Inhalte löschen oder dauerhaft entfernen zu müssen. 

Das technische Prinzip von Microsoft 365 Archive ist bewusst einfach gehalten. Vollständige SharePoint Sites werden aus dem aktiven Betrieb in einen Archivstatus verschoben. Die Inhalte bleiben dabei vollständig und unverändert erhalten.

Archivierte Sites verbleiben innerhalb der Microsoft-365-Umgebung, sind für Endnutzer jedoch nicht mehr direkt zugänglich. Dokumente, Metadaten, Versionen und Berechtigungen bleiben vollständig erhalten. 

Durch den Archivstatus verursachen diese Sites geringere Speicherkosten als aktive SharePoint Sites – ohne Datenverlust oder inhaltliche Veränderungen.

Die Entscheidung über Archivierung und Reaktivierung liegt vollständig bei der IT-Administration. Administratoren analysieren die Nutzung von SharePoint Sites und identifizieren geeignete Kandidaten, etwa nach Projektabschluss oder bei längerer Inaktivität. 

Die Archivierung erfolgt über das Microsoft 365 Admin Center oder über entsprechende PowerShell-Kommandos. Dabei können Administratoren gezielt Sites für die Archivierung auswählen und den Prozess starten. Ergänzend lassen sich Regeln definieren, um den Prozess teil- oder vollautomatisiert umzusetzen und konsistent zu steuern.

Wird eine archivierte SharePoint Site erneut benötigt – beispielsweise für Folgeprojekte, Audits oder rechtliche Prüfungen –, kann sie jederzeit reaktiviert werden. Die Wiederherstellung erfolgt ebenfalls über das Admin Center oder automatisierte Workflows.

Nach der Reaktivierung steht die Site mit sämtlichen Inhalten und Berechtigungen wieder im aktiven Speicher zur Verfügung, als wäre sie nie archiviert gewesen. 

Da Archivierung und Wiederherstellung bei Microsoft 365 Archive ausschließlich Administratoren vorbehalten sind, stellt sich in der Praxis häufig die Frage, wie sich diese Prozesse zumindest teilweise automatisieren oder indirekt für Fachbereiche nutzbar machen lassen.

Eine direkte Self-Service-Archivierung durch Endanwender ist mit Microsoft 365 Archive nicht vorgesehen. Dennoch können Unternehmen organisatorische oder technische Ansätze nutzen, um Archivierungsprozesse effizienter und skalierbarer zu gestalten, beispielsweise durch:

• Anbindung an den IT-Helpdesk oder ein Ticketsystem, über das Archivierungs- und Reaktivierungsanforderungen gestellt werden
• Bereitstellung standardisierter Antragsformulare, etwa über Microsoft Forms
• Teil- oder vollautomatisierte Workflows, beispielsweise mit Power Automate, zur Initiierung administrativer Archivierungsprozesse 

Ergänzend kann der Expiration-Prozess von Microsoft-365-Gruppen in Entra ID genutzt werden, um den Gruppen- und Site-Lebenszyklen zeitbasiert zu steuern und potenzielle Archivierungskandidat:innen systematisch zu identifizieren.

Einordnung:
Diese Ansätze verbessern die Prozesssteuerung, ersetzen jedoch keine echte Self-Service-Archivierung auf Inhaltebene. Die Verantwortung für Archivierung und Wiederherstellung verbleibt weiterhin bei der IT-Administration.

Die wirtschaftlichen Vorteile der Archivierungslösung liegen auf der Hand und lassen sich relativ einfach in eine Return-on-Investment-(ROI-)Berechnung überführen. Die größte Herausforderung dieser Lösung liegt jedoch innerhalb der SharePoint- bzw. Microsoft-Teams-Informationsarchitektur des Unternehmens. 

Sind SharePoint Sites oder Teams strukturiert, Anwendungsfällen wie etwa Projekten zugeordnet und verfügen über einen durchdachten Lebenszyklus, eignen sie sich ideal für die Archivierung mit Microsoft 365 Archive. 

Regelmäßige Analysen verschiedener Microsoft-365-Umgebungen zeigen ein klares Bild. In fast allen Fällen hängt das Einsparpotenzial stark davon ab, auf welcher Ebene archiviert wird. Vergleicht man Microsoft 365 Archive auf Site-Ebene mit einer dokumentenbasierten Betrachtung, ergeben sich deutliche Unterschiede:

• Werden ausschließlich vollständig inaktive SharePoint- und Teams-Sites betrachtet, also Sites ohne Änderungen seit mehr als zwölf Monaten, ergibt sich häufig ein Einsparpotenzial von rund 2 Terabyte.
• Werden hingegen alle Dokumente berücksichtigt, die über mehrere Jahre nicht mehr verändert wurden, steigt das identifizierbare Einsparpotenzial oft um ein Vielfaches. In einzelnen Analysen ließ sich dabei ein Volumen von rund 20 Terabyte identifizieren – und damit ein Faktor von etwa zehn im Vergleich zur site-basierten Betrachtung.

Hinzu kommt, dass bei Microsoft 365 Archive stets eine komplette SharePoint-Site reaktiviert werden muss – selbst dann, wenn lediglich ein einzelnes Dokument benötigt wird. Dieser Umstand schränkt den praktischen Nutzen insbesondere in Recherche- und Ad-hoc-Szenarien ein.