Microsoft 365 Archive im Praxischeck

Microsoft 365 Archive ermöglicht die Archivierung kompletter SharePoint Sites – seit Juli 2026 auch einzelner Dateien – und verspricht geringere Speicherkosten. Doch wie hoch ist das reale Einsparpotenzial – und unter welchen Voraussetzungen funktioniert die Lösung in der Praxis? In diesem Praxischeck analysieren wir die Einsatzmöglichkeiten und Grenzen von Microsoft 365 Archive und zeigen, warum die Wahl des passenden Archivierungsansatzes entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg ist. 

Viele Organisationen stehen vor stetig wachsenden Datenmengen in SharePoint Online. Als zentrale Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement wächst der Speicherbedarf oft schneller als die zugrunde liegenden Governance-Strukturen. Klare Regeln für Nutzung, Struktur und Lebenszyklen fehlen nicht selten. 

Microsoft 365 Archive kann in solchen Szenarien einen Beitrag zur Kostenreduktion leisten – allerdings nur, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Inaktive oder abgeschlossene Sites müssen eindeutig identifizierbar sein. Nutzungsszenarien sollten klar voneinander getrennt und Lebenszyklen verbindlich definiert werden.

Erst wenn diese Rahmenbedingungen gegeben sind, entsteht durch die Auslagerung von Sites aus dem aktiven Speicher ein messbarer wirtschaftlicher Effekt. 

SharePoint Online stellt pro Mandant (Tenant) ein Grundkontingent an Speicher zur Verfügung. Wird dieses überschritten, entstehen zusätzliche Kosten für weiteres Speicherkontingent. Als grober Richtwert gelten 10 GB SharePoint-Speicher pro Benutzerlizenz.  

Microsoft 365 Archive setzt genau an diesem Punkt an: Selten genutzte oder inaktive SharePoint Sites werden aus dem aktiven Speicher entfernt und in einen Archivstatus überführt. Der belegte produktive Speicher reduziert sich entsprechend.

Archivierte Sites und Dateien werden zu deutlich günstigeren Archivspeicher-Konditionen abgerechnet als aktive SharePoint Sites. Kosten entstehen dabei erst, wenn aktiver und archivierter Speicher zusammen das lizenzierte Kontingent des Mandanten überschreiten. Als grobe Orientierung liegt der Archivspeicher bei etwa einem Viertel der Kosten für zusätzlichen Standardspeicher. Die Abrechnung erfolgt nutzungsbasiert (Pay-as-you-go); maßgeblich ist stets die aktuell gültige, offizielle Microsoft-Preisübersicht für Microsoft 365 Archive. Dadurch lassen sich laufende Kosten senken, ohne Inhalte löschen oder dauerhaft entfernen zu müssen.

Das technische Prinzip von Microsoft 365 Archive lässt sich schnell erklären: Vollständige SharePoint-Sites und einzelne Dateien werden aus dem aktiven Betrieb in den Archivstatus verschoben. Dokumente, Metadaten, Versionen und Berechtigungen bleiben dabei vollständig und unverändert erhalten. 

Archivierte Inhalte verbleiben innerhalb der Microsoft-365-Umgebung, sind für Endnutzer aber erst nach einer Reaktivierung wieder zugänglich. Auf Site-Ebene werden sie zugleich aus der aktiven SharePoint-Suche und dem Copilot-Index entfernt. Compliance-seitig bleiben die Inhalte jedoch vollständig erhalten und über eDiscovery – die rechtliche Beweissicherung in Microsoft 365 – sowie über Aufbewahrungs- und Vertraulichkeitslabels weiterhin auffindbar und geschützt. 

Die Entscheidung über Archivierung und Reaktivierung auf Site-Ebene liegt vollständig bei der IT- bzw. SharePoint-Administration. Administratoren analysieren die Nutzung von SharePoint-Sites und identifizieren geeignete Kandidaten, etwa nach Projektabschluss oder bei längerer Inaktivität. Die Archivierung erfolgt manuell über das Microsoft 365 Admin Center oder über entsprechende PowerShell-Kommandos. Dabei können Administratoren gezielt Sites für die Archivierung auswählen und den Prozess starten. Ergänzend lassen sich Regeln definieren, um den Prozess teil- oder vollautomatisiert umzusetzen und konsistent zu steuern.  

Auf Dateiebene verschiebt sich ein Teil der Verantwortung zu den Fachanwendern: Nutzer mit den nötigen Berechtigungen archivieren und reaktivieren einzelne Dateien selbst. Die Steuerung des Funktionsumfangs – etwa das Einschränken oder Deaktivieren pro Site – verbleibt jedoch bei der IT-Administration.

Wird eine archivierte SharePoint Site erneut benötigt – beispielsweise für Folgeprojekte, Audits oder rechtliche Prüfungen –, kann sie jederzeit reaktiviert werden. Die Wiederherstellung erfolgt ebenfalls über das Admin Center oder automatisierte Workflows. Einzelne archivierte Dateien lassen sich zudem von Nutzern mit Leserechten direkt in SharePoint reaktivieren. 

Nach der Reaktivierung steht die Site mit sämtlichen Inhalten und Berechtigungen wieder im aktiven Speicher zur Verfügung, als wäre sie nie archiviert gewesen. Die Reaktivierung von Dateien kann bis zu 24 Stunden dauern, Dateien aus den letzten sieben Tagen sind sofort verfügbar. Für die Reaktivierung selbst fallen keine Gebühren an. Wird ein Inhalt reaktiviert, lässt er sich anschließend erst nach einer Sperrfrist erneut archivieren: 30 Tage bei Dateien und vier Monate bei kompletten Sites.

Auf Site-Ebene bleiben Archivierung und Wiederherstellung bei Microsoft 365 Archive-Administratoren vorbehalten. Unternehmen müssen daher entscheiden, wie sie diese Prozesse zumindest teilweise automatisieren oder indirekt für Fachbereiche nutzbar machen lassen. 

Organisatorische oder technische Ansätze helfen, Archivierungsprozesse effizienter und skalierbarer zu gestalten, beispielsweise durch: 

• Anbindung an den IT-Helpdesk oder ein Ticketsystem, über das Archivierungs- und Reaktivierungsanforderungen gestellt werden 

• Bereitstellung standardisierter Antragsformulare, etwa über Microsoft Forms  

• Teil- oder vollautomatisierte Workflows, beispielsweise mit Power Automate, zur Initiierung administrativer Archivierungsprozesse  

Ergänzend kann der Expiration-Prozess von Microsoft-365-Gruppen in Entra ID, dem Identitäts- und Zugriffsdienst von Microsoft, genutzt werden, um Gruppen- und Site-Lebenszyklen zeitbasiert zu steuern und potenzielle Archivierungskandidaten systematisch zu identifizieren. 

Einordnung: 
Diese Ansätze verbessern die Prozesssteuerung, ersetzen jedoch keine echte Self-Service-Archivierung auf Inhaltebene. Die Verantwortung für die site-basierte Archivierung und Wiederherstellung verbleibt weiterhin bei der IT-Administration. 

Die wirtschaftlichen Vorteile der Archivierungslösung sind anhand der Kostenstruktur kalkulierbar und lassen sich relativ einfach in eine Return-on-Investment-(ROI-)Berechnung überführen. Die größte Herausforderung dieser Lösung liegt jedoch innerhalb der SharePoint- bzw. Microsoft-Teams-Informationsarchitektur des Unternehmens.  

Sind SharePoint Sites oder Teams strukturiert, Anwendungsfällen wie etwa Projekten zugeordnet und verfügen über einen durchdachten Lebenszyklus, eignen sie sich ideal für die Archivierung mit Microsoft 365 Archive.

Wie hoch das Einsparpotenzial in der Praxis ausfällt, hängt entscheidend vom gewählten Ansatz ab. Der Unterschied zwischen einer reinen Betrachtung auf Site-Ebene und einer granular dokumentenbasierten Analyse ist enorm:

Site-basierte Betrachtung

Werden ausschließlich vollständig inaktive SharePoint- und Teams-Sites betrachtet, also Sites ohne Änderungen seit mehr als zwölf Monaten, ergibt sich in unseren Projektanalysen häufig ein Einsparpotenzial von rund 2 Terabyte.

Dokumentenbasierte Betrachtung

Werden hingegen alle Dokumente berücksichtigt, die über mehrere Jahre nicht mehr verändert wurden, steigt das identifizierbare Einsparpotenzial oft um ein Vielfaches. In einzelnen Analysen ließ sich dabei ein Volumen von rund 20 Terabyte identifizieren – und damit ein Faktor von etwa zehn im Vergleich zur site-basierten Betrachtung.

Was die neue Dateiarchivierung verändert

Dieses größere Potenzial lässt sich durch Archivierung auf Dateiebene grundsätzlich erschließen – allerdings wirkt die Entlastung nur auf Mandantenebene, nicht auf einzelne Site-Kontingente. In Recherche- und Ad-hoc-Szenarien mit häufigem Zugriff bleibt der praktische Nutzen jedoch begrenzt, da archivierte Inhalte vor dem Öffnen erst reaktiviert werden müssen. 

Microsoft 365 Archive bietet einen klar definierten Ansatz zur Kostenoptimierung innerhalb von SharePoint Online. Je nach Ausgangssituation können jedoch zusätzliche Anforderungen entstehen, die über die bloße Speicherung in Microsoft 365 hinausgehen. 

Multi-Cloud und digitale Souveränität  

Alternative Ansätze werden vor allem dann relevant, wenn archivierte Daten außerhalb des Microsoft-Ökosystems gespeichert werden sollen – etwa in Azure, AWS, Google Cloud oder im eigenen Rechenzentrum. Für Organisationen mit erhöhten Souveränitätsanforderungen ist der frei wählbare Speicherort ein zentrales Kriterium. 

Große Datenmengen und Versionshistorien 

Wird das Speicherkontingent des Mandanten deutlich überschritten oder ist mit starkem Datenwachstum zu rechnen, gewinnen skalierbare Archivierungslösungen an Bedeutung. Über Jahre gewachsene SharePoint-Bibliotheken mit umfangreichen Dateiversionen sind dabei ein häufig unterschätzter Kostentreiber, dessen Bereinigung erhebliche Einsparungen ermöglicht. 

Compliance und gezielte Auffindbarkeit  

In regulierten Branchen bestehen häufig Anforderungen an revisionssichere Archivierung oder an vorgegebene Speicherorte. Gleichzeitig sollen archivierte Inhalte für die SharePoint-Suche, Microsoft Copilot oder eDiscovery kontrolliert und konfigurierbar nutzbar bleiben – also gezielt auffindbar, ohne den aktiven Speicher zu belasten. Genau hier setzen dokumentenbasierte Lösungen wie NAVOO® Smart Archive an, die archivierte Inhalte über angereicherte Stub Files für Suche und Copilot verfügbar halten. 

Für Unternehmen mit solchen Anforderungen können ergänzende Archivierungslösungen sinnvoll sein, die über die Möglichkeiten von Microsoft 365 Archive hinausgehen.