Microsoft 365 Copilot Adoption bei EWE: vom Rollout zum Alltag
Wie aus rund 400 Lizenzen über 3.000 aktive Anwender und 50 Copilot Champions wurden
Aus schnell vergebenen Lizenzen wird gelebte Praxis
Von künstlicher Intelligenz wird im Arbeitsalltag viel erwartet, und zugleich bleibt die Skepsis groß, ob sich die Versprechen einlösen. Bei der EWE AG trafen beide Seiten aufeinander: Die Bereitschaft, Microsoft 365 Copilot zu nutzen, war da, und die Lizenzen waren schneller vergeben als geplant. Doch eine verteilte Lizenz sagt noch nichts darüber aus, ob jemand das Werkzeug wirklich einsetzt.
Ob eine KI-Investition Wirkung zeigt, entscheidet sich erst danach: im Alltag der Mitarbeitenden. EWE wollte diesen Schritt aktiv gestalten und holte sich dafür Arvato Systems an ihre Seite. Gemeinsam entstand ein Adoption-Programm, das technische Einführung, Change Management und laufende Befähigung verbindet und Copilot dauerhaft in den Arbeitsalltag von über 3.000 Anwenderinnen und Anwendern integriert.
Vorteile
Ein Tool bereitzustellen ist einfach. Dass die Menschen es wirklich in ihren Alltag übernehmen, ist die eigentliche Aufgabe. Genau dabei hat uns der strukturierte Adoptions-Ansatz von Arvato Systems entscheidend weitergebracht.
Unsere Leistungen
Arvato Systems begleitete EWE mit einem durchgängigen Change- und Adoption-Ansatz. In der ersten Projektphase, die Ende Juni 2026 abgeschlossen wurde, standen die Befähigung der Mitarbeitenden, der Aufbau der Champions-Community und die Verankerung neuer KI-gestützter Arbeitsweisen im Mittelpunkt:
- Assessment der organisatorischen und fachlichen Voraussetzungen
- Entwicklung eines individuellen Change-Management-Ansatzes
- Aufbau und Moderation einer Microsoft 365 Copilot User Community
- Basistrainings und Office Hours für Endnutzer
- Onboarding-Programm für Copilot Champions
- Entwicklung von Use Cases in Champions-Calls und Deep-Dive-Workshops
- Schulungen zu Light Agents für ausgewählte Fachbereiche
- Fortschrittsmessung über Nutzungsdaten und regelmäßige Benutzerbefragungen
- Kontinuierliche Optimierung der Adoption-Maßnahmen
Wie geht es weiter?
Mit der erfolgreichen Einführung von Microsoft 365 Copilot ist die Entwicklung bei EWE längst nicht abgeschlossen. Seit mehreren Monaten arbeitet das Unternehmen am flächendeckenden Enablement für Microsoft Copilot Studio, um den nächsten Schritt hin zu einem unternehmensweiten Agenten-Ökosystem zu gehen. Dabei setzt EWE auf die bewährten Standards der bisherigen Adoption-Initiative: gezielte Befähigung, Community-Austausch und kontinuierliche Begleitung, damit Agenten künftig noch stärker in Fachbereiche und Geschäftsprozesse integriert werden.
Über den Kunden EWE AG
Die EWE AG mit Sitz in Oldenburg zählt zu den großen, überwiegend kommunal getragenen Energieunternehmen Deutschlands und ist seit über 90 Jahren im Nordwesten des Landes verwurzelt. Der Konzern verbindet die Geschäftsfelder Energie, Telekommunikation und IT und versorgt mit rund 11.000 Mitarbeitenden über 2,2 Millionen Kundinnen und Kunden. Bei einem Jahresumsatz von etwa 8,1 Milliarden Euro (2025) treibt EWE die Energiewende und die Digitalisierung in seinen Regionen aktiv voran.
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