Automatisierung & Dunkelverarbeitung für die Verwaltung

In vielen Behörden umfassen Vorgänge wiederkehrende Prüf- und Erfassungsschritte, die bislang manuell durchgeführt werden. In der öffentlichen Verwaltung verteilen sich Daten oft auf verschiedene Dokumente und Altsysteme, wodurch Medienbrüche entstehen. Dieser manuelle Abgleich bindet wertvolle personelle Kapazitäten, verlängert die Bearbeitungszeiten für Bürger und erhöht die Fehlerquoten in der Sachbearbeitung.

Die Fallbearbeitung folgt einer standardisierten Ende-zu-Ende-Logik, in der regelgebundene Schritte ohne menschliches Eingreifen (Dunkelverarbeitung) durchgeführt werden. Komplexe Ausnahmen werden über definierte Eskalationswege an die Mitarbeitenden weitergeleitet. Arvato Systems integriert die Nachweisführung vollständig, sodass Rechtssicherheit und Prüffähigkeit für die öffentliche Hand jederzeit gewährleistet bleiben.

Gemeinsam mit Ihren Experten wählt Arvato Systems geeignete Prozesse für Dunkelverarbeitung und Teilautomatisierung aus und hält Regeln, Prüfschritte und Nachweispflichten fest. Daraufhin implementieren wir Workflows für Standard- und Ausnahmefälle und integrieren Datenbanken sowie spezifische Fachverfahren. Der anschließende Regelbetrieb wird durch Arvato Systems mit Supportprozessen, KPIs und geregelten Changes abgesichert.

Gemeinsam mit Ihnen identifizieren wir Automatisierungspotenziale in der Fallbearbeitung und bewerten sie hinsichtlich ihrer potenziellen Wirkung, ihrer Risiken und ihrer Umsetzbarkeit. Wir definieren Zielbild und Governance, erfassen die rechtlichen Erfordernisse und wählen die geeigneten Fälle für die Dunkelverarbeitung und die Teilautomatisierung aus. Das Ergebnis ist ein priorisiertes Automatisierungsportfolio mit einer klaren Umsetzung Roadmap.

Zusammen mit den Fachbereichen und IT-Funktionen setzen wir Automatisierungen Ende-zu-Ende um. Wir modellieren (Soll-)Prozesse, dokumentieren Regelwerke und Prüfschritte sowie implementieren Workflows für Standard- und Ausnahmefälle. RPA automatisiert systemübergreifende Tätigkeiten wie Datentransfer, Abgleich und Erfassung, wenn Schnittstellen fehlen oder kurzfristig nicht verfügbar sind. Durchgängige Dokumentation und Audit-Logs stellen Nachvollziehbarkeit und Prüffähigkeit sicher.

Gemeinsam überführen wir automatisierte Workflows in einen stabilen Regelbetrieb. Wir definieren Abnahmekriterien, Betriebs- und Supportprozesse, Monitoring sowie Incident- und Change-Abläufe. Ein strukturiertes Ausnahmehandling sorgt dafür, dass die Sachbearbeitung gezielt dort eingreift, wo die Automatisierung Grenzen erreicht.